The Web-site of design Company Chelyabenergoproekt in English   English
Проектные работы в проектной организации Челябэнергопроект Заказать проектные работы в письме к проектной организации Челябэнергопроект Карта сайта
Die Web-seite der Projektorganisation Tscheljabenergoprojekt in Deutsch   Deutsch




Création de site web société française Chelyabenergoproekt   Française

   Облако тегов на сайте проектной организации Челябэнергопроект
Проекты интеллектуального мастерства!
новости компании
30.12.2015 С Новым годом!
Администрация ...
21.12.2015 С Днём Энергетика!
Уважаемые друзья и коллеги! Поздравляю вас с нашим большим праздником – Днем Энергетика! ...



новости отрасли
объекты Ростехнадзора
  Облако тегов
проектирование монтаж ключ котел кран сертификат ГОСТ ремонт заказЧелябинск

Особенности учета договоров в компании, выполняющей проектные работы
Каждая компания, выполняющая проектные работы, имеет дело с договорами. У большинства из них встает вопрос автоматизации учета договоров. Некоторые компании хотят не только их учитывать, но и управлять договорами. Автоматизация управления договорами, безусловно, имеет свои особенности. Мы рассмотрим некоторые требования к системе автоматизации договоров по проектным работам, что может показаться интересно компаниям, стоящим перед выбором системы автоматизации управления договорами.

Автоматизация договоров начинается с их учета. Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными. Входя в картотеку, сотрудник должен видеть информацию о документе: номер, дату, контрагента, сумму отгрузки, сумму оплату и т.д. Более того, вывод информации должен быть способен настраиваться самим пользователем.

Каждый документ имеет свой печатный вид или несколько печатных видов. Печатные формы могут быть регламентированы законодательством или внутренней политикой компании, а могут иметь произвольную форму. Например, на основе документа отгрузки должны формироваться счет-фактура, накладная, КС-2 и т.д., которые утверждены законом. Форма же самого акта определяется компанией, который уже имеет произвольную форму, и может иметь несколько вариантов. Система должна позволять быстро создавать и настраивать печатные формы, а также хранить ссылки на внешние документы любого типа. Кроме того, сам документ должен хранить всю информацию для печатных форм, так в договоре информация для печатной формы договора, ведомости работ, календарного плана, сметы.

Каждый документ, перед тем как стать фактом, проходит цепочку согласований. Хотя в малых компаниях создание и утверждение документов может заниматься директор, в большинстве компаний документ утверждается, перед тем как будет подписан: договорным отделом, бухгалтерией, производственным отделом, юристами и т.д. С другой стороны, договор может находиться у нас, у контрагента, быть факсовой копией и т.д. Система должна позволять устанавливать любой статус документа и генерировать отчет по согласованиям.

Особенностью управления договорами является структурированность и иерархичность документов. Рассмотрим цепочку. Не все звенья могут присутствовать в компании. Вначале между нашей компанией и заказчиком заключается партнерская программа на определенный период. Программа носит рекомендательный характер. На основе программы заключаются генеральные договора, не содержащие конкретных позиций. По генеральному договору заключаются рабочие договора с указанием сроков, ТМЦ (работ), сумм и т.д. Также может быть заключено дополнение к дополнительному соглашению. Договор разбивается на этапы со своими сроками и суммами, в этапе свои позиции, а по каждой позиции свои затраты. В акте мы можем в произвольной форме закрывать этапы и позиции. Аналогичная цепочка в отношениях с поставщиками. Если система автоматизации не поддерживает такую архитектуру, то это не управление договорами, а торгово-складской учет договоров.

Информация, заложенная в документах, должна работать. И это не только формирование печатных форм. С помощью аналитического учета мы должны получить картину как одного договора, так и портфеля заказов (договоров), т.е. система должна поддерживать OLAP технологии. Система автоматизации должна содержать генератор произвольных отчетов. И поддерживать быстрое добавление новых аналитических справочников (например, для некоторых компаний, выполняющих проектные работы важен не только объект проектирования, но и комплекс объектов для проектирования «под ключ»). Конечно, наличие специализированных отчетов только приветствуется.

Что мы должны иметь на выходе от системы управления договорами? Информацию о положении компании, план-факт исполнения договоров: доходы и расходы, себестоимость, движение денежных средств. Плановая информация формируется на основе договоров, фактическая на основе отгрузок и оплат по договорам.

Очень хорошо, если система интегрирована с расчетом себестоимости и бюджетированием. Плановая себестоимость формируется на основе договорных смет. Фактическая себестоимость состоит из проектных, монтажных, пусконаладочных и ремонтных работ, списания материалов, общехозяйственных расходов, которые распределяются по договорам. Портфель договоров создает операционный бюджет компании. Фактические данные попадают в исполнение бюджета. По договорам формируются календарные планы выполнения работ и движения денежных средств. Если компания не относится к малым, то имеет смысл уделить особое внимание формированию бюджетных планов на отчетные периоды, чтобы адекватно управлять фирмой.

В последнее время в первые ряды управления договорами компании входят владение нефинансовой информацией о состояние договора. Данное направление называется Управление Задачами (workflow, проектами). Задача формируется на основе выполняемых работ по договору, находится в определенном состоянии, имеет сроки и состоит в связях с другими задачами. Чтобы пункт договор был выполнен, он должен пройти несколько состояний. Например, разработка программного модуля проходят следующие состояния: технические требования, разработка, отладка, написание документации, опытная эксплуатация. Таким образом, чтобы сдать данный пункт договора, задача должна иметь конечное состояние.

Для малых организаций, выполняющих проектные работы, достаточно для учета бесплатных программ или Excel. Для компаний со стандартными бизнес-процессами подойдет коробочный продукт. Если же компания или холдинг имеет сложный внутренний учет, то здесь уже поможет внедрение. Как руководитель компании, занимающейся разработкой и внедрением программного обеспечения автоматизации Управления договорами, могу посоветовать компаниям-заказчикам с пониманием относиться к внедрению и всем трудностям, связанным с ним, не только программным, но и административным и психологическим. Проект считается удачным, если обеспечено 90% работоспособности, изложенной в техническом задании. Серьезно увеличивают шансы на удачное внедрение и получения эффекта от внедрения привлечение консалтинговой компании для оптимизации управления компанией и написанию технического задания.

Технология внедрения также может отличаться. Некоторые поставщики практикуют комплексную автоматизацию под ключ. Такой подход связан с определенными трудностями. Шансы, что система в целом заработает, намного меньше, чем вероятная работоспособность отдельного модуля. Поэтому некоторые компании предпочитают лоскутную автоматизацию из работающих модулей. Даже если адаптированный программный продукт полностью соответствует техническому заданию – не факт, что он заработает. На этапе проектирования контуры конечного продукта выглядят достаточно зыбко. Возможно, лучше внедрять не под ключ, а использовать метод работающих прототипов. В каждый момент внедрения заказчик уже имеет работающую систему с ограниченной функциональностью. Такой момент позволяет достаточно быстро определить, подходит ли данная система для автоматизации выполнения проектных работ, а не ждать опытную эксплуатацию. К тому же такой подход позволяет быстро находить и исправлять ошибки.

Перед выбором системы лучше ознакомиться со всеми продуктами на рынке с помощью демо-версий (рекламные проспекты не достаточно точно передают возможности программы), а в случае внедрения устроить тендер.

Безусловно, каждая отрасль имеет свои особенности, но учет договоров в проектировании, как и в строительстве, наиболее индивидуален. В учет договоров добавляется новое измерение – объект проектирования. При выборе информационной системы управления договорами проектные организации должны обязательно учесть данный аспект. Предположим, что объекты проектирования в системе есть. Теперь рассмотрим особенности учета.

Заключенный документ может относиться к одному объекту (например, проектирование объекта), либо к нескольким (проектирование нескольких объектов), поэтому выбор объекта должен быть возможен как в шапке документа, так и в каждой позиции. В печатных формах таблица может стать многомерной, например, в строках будут указаны работы по объекту, а в столбцах сами объекты. Соответственно информационная система должна позволять добавлять не только строки, но и столбцы, а программисты должны уметь это делать, поскольку операционный документ представляет собой плоскую таблицу, где в каждой строке указаны индивидуальные работы и объекты. И, конечно же, учет договоров в проектировании должен поддерживать регламентированные печатные формы, такие как КС-2 и КС-3. Кроме того, желательно разделять типы договоров: на строительство, ремонт, модернизацию и т.д.

Что представляет собой объект проектирования? Это и географическое место, и подразделение контрагента, и ресурс, и процесс. В целом объект проектирования должен содержать следующие поля: наименование (возможно отдельно номер объекта), адрес, тип объекта, заказчик-проектировщик-исполнитель (наша компания в этой цепочки проектировщик). Объект проектирования может состоять из уникальных ресурсов (товарно-материальных ценностей) или из других объектов. Кроме того, надо иметь ввиду, что обычно требуется выполнения проекта «под ключ» (кроме выполнения проектных работ, выполнение пусконаладочных и ремонтных работ). При выполнении проектов «под ключ» кроме самого объекта нужно выполнить комплекс проектов Для этих целей мы в документы вводим значение «Объект 2».

В формировании отчетов по проектированию обязательно должен присутствовать объект. Менеджер компании должны видеть: по каким объектам какие идут работы. Поскольку объект есть географическое понятие (хотя есть объекты, не имеющие географической привязки, например объект проектирования – детали в машиностроительной отрасли), то отчеты должны также формироваться в разрезе регионов или более детализировано. Особое внимание уделяются специализированным отчетам, которые характеризуют ситуацию в договорах по объекту. В конкретном объекте необходимо видеть какие работы ведутся и по какому договору. Поскольку большая часть работ в проектировании выполняется проектировщиками, необходимо видеть связь между работами заказчика и проектировщика. Т.е. отслеживать ситуации, когда работы с Заказчиком не закрыты проектировщиком, и наоборот, если проектировщик по объекту не привязан к отношениям с заказчиком.

В долгосрочных договорах или партнерских программам очень хорошо иметь график выполнения проекта. График выполнения проекта представляет собой классическое управление проектами, где одни задачи связаны с другими: start-to-finish и другими отношениям. А ситуацию с проектированием можно увидеть посредством отчетов план-факт, например, диаграмма Ганта или контроль текущих работ.

Учет договоров в проектировании имеет особенности, поэтому не все готовые решения могут подойти для автоматизации таких процессов. Да и к смежным модулям накладываются дополнительные ограничения, как мы рассмотрели в расчете себестоимости, бюджетировании и управлении проектами.

Рассмотрим специфику отрасли.

Финансовыми директорами проектных компаний чаще всего становятся специалисты, уже имеющие опыт работы в этой отрасли, бывшие главные бухгалтеры или директора по развитию. Но в последнее время организациям, выполняющим проектные работы, не хватает квалифицированных кадров, поэтому появились прецеденты, когда финансовое управление крупной проектной компании возглавляет профессионал из другой отрасли, которому зачастую приходится сталкиваться с абсолютно новыми для себя проблемами.

Ключевая особенность проектирования – это сложность использования в финансовом управлении некоторых подходов, типичных для непрерывного (процессного) производства. Когда каждый день в цехе отливается одна и та же сталь, можно составить БДР и отчет о прибылях и убытках, проанализировать его и понять, какие расходы были понесены для отлива, скажем, тонны стали. В проектировании средняя продолжительность проекта составляет около года, требуется генерировать идеи. Определить расходы, которые были понесены для проектирования конкретного цеха площадью 1000 кв. м на 5-м этаже, с необходимой степенью точности нереально. Дело осложняется отсутствием адекватной нормативной базы и постоянными изменениями в проекте, например, когда в процессе проектирования девятиэтажного дома решили вместо него сделать три дома в виде ступенек на два, три и четыре этажа. В итоге базис расчета себестоимости проектирования изменился, расходную часть проекта нужно пересчитывать по другому базису.

Учет и планирование расходов на производстве реализовать намного проще. При проектировании много непредсказуемых платежей, откатов, учесть которые невозможно. Они связаны в первую очередь с согласованием проектов, а также с конкретным местом строительства. Например, при проведении земляных работ обнаруживается подземный карст, незамеченный геологами на этапе обследования, который нужно срочно заполнять бетоном или водяная линза, которую нужно откачивать, что приводит к изменениям в проекте. Эти факторы существенно влияют на стоимость проекта.


Источники:
1. Трухачев, С. Некоторые требования к автоматизации управления договорами
2. Трухачев, С. Особенности учета договоров в строительстве
[http://www.klerk.ru/soft/articles/42968]
3. Ларионова, В. Управленческий учет в строительной компании. – 2005 [http://www.ksss.ru/index.php?name=Sections&req=viewarticle&artid=7973]

Автор: Челябэнергопроект
Дата: 23.03.2010

Комментарии специалистов Челябэнергопроект:
Нет
Статьи

смета проектных работ
©Челябэнергопроект – проектные работыinfo@chepr.ru, 2007-2013
DRA.RU - проектирование сайта под ключ; системный администратор ООО «Челябэнергопроект»
Главная|О компании|Стратегия|
Компетенция / услуги|Контакты
Сертификат качества