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Classification des fins de gestion de documents électroniques dans la mise en œuvre une organisation de projet
L'article donné est destiné aux chefs des organisations et les services des filières informatiques se trouvant devant la nécessité de l'implantation du système de l'archive électronique et le traitement des documents, ainsi que pour tous, qui intéresse le sujet donné. Dans l'article on montre l'approche du choix du système du traitement des documents, est raconté, de quoi dépend le succès de l'implantation, et on sélectionne les bogues standard.

D'abord nous examinerons le choix du système de l'archive électronique et le traitement des documents, où nous donnerons l'attention spéciale l'établissement d'objectifs (lui trop souvent oublient). Puis nous parlerons des objectifs décidés d'archives et document par un titre négociable par les systèmes en général à quoi ils sont destinés et à quoi ne sont pas destinés. Nous n'outrepasserons pas par l'attention et la particularité TDMS (Technical Data Management System), influençant sur la prise de décision sur le choix du produit de programme pour la décision les documents de travail les objectifs.

Ensuite nous examinerons les questions du coût de l'implantation, qui est définie en tenant compte de la nécessité du support organizatsionno-méthodique. Notre objectif montrer tout, sans quoi on ne peut pas être outrepassé à la préparation de l'implantation de n'importe quel système de la classe semblable.

Puis nous examinerons le procès lui-même de l'implantation document par un titre négociable les systèmes: ses étapes et les situations possibles imprévues.

Nous examinerons létablissement d'objectifs.

Que nous nous occupions, d'abord il faut nettement définir les buts. le but la base de tout le truisme pour n'importe quel chef professionnel. En fonction des objectifs adoptés nous recevons n'importe quel résultat. C'est tellement clair que l'on ne veut pas amener les citations et les références. Cependant, en venant avec les questions sur l'implantation document par un titre négociable les systèmes, très plusieurs ne peuvent pas répondre à la question simple: mais pourquoi ? La raison de cela nous ne nous mettons pas analyser, mais les faits sont tels notamment.

Cependant la formulation précise du but et les critères de son acquisition permet d'atteindre le meilleur résultat. Il est très important de définir les buts, que le client potentiel comprend, mais ne peut pas formuler en effet, pour lui tout ainsi simplement et est ordinaire: Cependant c'est difficile: les gens étrangers regardent le monde d'un autre point et ne possèdent pas la plénitude des connaissances sur l'état de choses dans l'organisation concrète. Que faire ?

Non toutes les exigences des utilisateurs sont liées aux buts radicaux Dans la compagnie CSoft proposent de jouer d'habitude au jeu simple, qui s'appelle pour quoi. Nous citerons l'exemple. Nous admettrons, la personne dit:
Le système du traitement des documents m'est nécessaire.

Lui demandent:
Pour quoi ?
Je dois garder les plans et les documents de texte.
Pour quoi ?
La possibilité de la scrutation rapide des documents élaborés auparavant m'est nécessaire.
Pour quoi ?
Il faut régler l'utilisation réitérée des documents.
Pour quoi ?

Il est très important ici, quel sera la réponse. Une affaire, quand la personne dira: Pour qu'il est plus rapide d'élaborer les documents suivants et le tout à fait autre, si: Pour standardiser les méthodes du travail, créer les bibles des documents, les décisions standard de projets, et en fin de compte élaborer les documents suivants il est plus rapide dix fois. Il est tout à fait possible que les réponses seront les autres nous dirons, il faut organiser le stockage des documents pour la sauvegarde de la propriété intelligente de l'entreprise etc. Presque il faut toujours l'un et l'autre, et troisième, mais dans de différentes proportions. Malgré la ressemblance extérieure, c'est de principalement différents buts, qui demandent de tout à fait différentes approches d'organisation et les moyens de l'application des équipements (dans notre cas le système d'archives), coïncidant seulement partiellement et seulement dans les éléments menus et uni à l'unité absolument différemment.

La pratique montre que dès que la chaîne des buts est concrétisée jusqu'aux objectifs étant au plan des problèmes d'affaires, et est inscrite sur le papier, il y a un changement et le complément des buts, quelques d'eux avouent insignifiant, les autres quittent sur le premier plan. Et c'est régulier, puisque encore un principe de base de la gestion est fondé sur les particularités de la matérialisation des idées: le problème écrit ou dessiné sur le papier, perd le caractère énigmatique et l'incompréhensibilité, il y a à la fois une multitude d'approches de sa décision.

Le troisième principe élémentaire, qui est à la base de l'acceptation de n'importe quelles décisions, priorité. Il faut comprendre que non tous les buts peuvent être atteints simultanément. Certains d'eux sont incompatibles, les autres sont liés de manière que de l'acquisition d'un but dépend l'acquisition l'autre. Et le principal atteindre l'objectif dans la plupart des cas deux indépendants simultanément il est plus complexe dix fois, que chacun à son tour.

Des principes énumérés l'instruction d'agir simple suit. Il faut:
- Formuler les buts par écrit (on peut dessiner);
- Éliminer les réfutations dans les buts (il y a des méthodes tout à fait mûres de génie de la résolution des contradictions);
- Bâtir les buts dépendants dans la séquence prichinno-d'instruction;
- Bâtir les buts indépendants dans l'ordre de la priorité.
Après la mise en ordre des buts il y aura une possibilité de s'approcher à la rédaction du plan stratégique, en choisissant les méthodes et les moyens de son implémentation.
Cette procédure est employée vers n'importe quelle branche d'activité.

Nous examinerons les bogues l'établissement d'objectifs.

Malgré la simplicité des principes de base, les bogues l'établissement d'objectifs restent les plus fréquentes, ainsi que les plus destructif. Nous n'expliquerons pas en détail, que telles bogues menacent, chacun peut amener la multitude d'exemples instructifs de la pratique personnelle. Nous énumérerons simplement les essentiels.

L'organisation des cibles fictives menace de la perte des mois et les années sur l'acquisition du résultat inutile.

L'organisation des buts du niveau incompatible. Sur cette bogue il faut s'arrêter plus en détail. Le fait est que, malgré la simplicité semblant, en fin de compte jeu serré à pour quoi amène toujours à l'une-seule question: Dans quoi le sens de la vie ? l'objectif du chef ou l'analyste, qui travaille sur la formalisation des buts arrêter à temps l'ascension selon la chaîne prichinno-d'instruction. Les buts d'habitude radicaux pour le choix de techniques (tels que le système du traitement des documents) concernent les problèmes et les possibilités du business, il est plus exact les besoins de l'implémentation des possibilités et la solution de problèmes. Les gâchissements sont possibles dans les deux sens. D'une part, on peut choisir le système du traitement des documents, en présentant insuffisamment bien que concrètement elle apportera à la compagnie ou le service, mais en formulant les exigences aux détails concrets techniques, avec l'autre le système du traitement des documents peut être choisi par le chef des préférences personnelles, non jusqu'à la fin de lié avec les buts de la compagnie.

En cela consiste partiellement la réponse, s'il y a près du système des détails concrets techniques: tout dépend de celui-là, pour quoi ils à vous sont demandés.... Le fait est que très souvent la question est mise incorrectement (par exemple: vous avez cessé de boire le cognac tous les matins ?) et sur lui il est impossible de donner la réponse exhaustive précise ne contenant pas si et mais. Dans la moitié des cas les exigences imposées tout à fait justifiée, cependant dans une autre moitié des cas il se trouve que dire sur les détails techniques encore tôt, puisque les buts du plus haut niveau ne sont pas formalisés. En outre il faut comprendre que l'on peut réaliser la même exigence conceptuelle par les dizaines des moyens équivalents, le choix parmi qui dépend de plusieurs facteurs, y compris des possibilités et les bornages des équipements accessibles.

L'expérience montre que premier deux bogues se rencontrent beaucoup moins souvent, que troisième la résolution de priorité incorrecte des buts. Comme souvent les buts du niveau d'un projet sont mis plus haut intérêts stratégiques de la compagnie! Comme souvent les buts d'un utilisateur potentiel sont mis plus haut buts de toute la subdivision! Mais le plus souvent tous les buts reçoivent la priorité identique le premier.

Je veux tout et à la fois! les utilisateurs disent, mais ils ne présentent pas que exécutants il est beaucoup plus facile à la fois d'accorder toute la plénitude des possibilités techniques du système, qu'aux utilisateurs la maîtriser et appliquer. De cela parfois se servent les vendeurs malpropres, qui tout à fait à l'état d'accorder tout et à la fois. Assez simplement prouver que tout et à la fois est réalisé et la mise en place, et remettre les risques de l'implantation sur les utilisateurs malheureux, qui comme recevraient que voulait, mais et n'ont pas compris, dans quoi le mauvais tour. Pour éviter une telle situation, il faut seulement connaître la séquence de la réalisation des objectifs. En outre est fréquent après l'acquisition des premiers buts il y a des changements de la représentation des utilisateurs sur la direction du mouvement et priorité ou change simplement la situation objective. L'approche graduelle de la réalisation des objectifs à l'implantation les documents de travail les systèmes permet de prendre en considération ce fait que dans le monde il n'y a rien constant, ainsi qu'il est juste diviser la responsabilité du résultat entre le client et le fournisseur.

Nous examinerons, comme choisir le système et quand s'adresser aux consultants.

En ayant le système formalisé et structuré des buts, on peut s'adresser aux fournisseurs les documents de travail des décisions avec les questions tout à fait concrètes. Après la présentation du document conceptuel du client eux-mêmes, ils diront, comme leur système est capable de décider les objectifs fixés. En outre il est utile de s'adresser aux consultants pour la tenue de l'analyse comparative de quelques systèmes avec les critères précis de l'estimation en forme des buts du client et leurs priorités. On peut faire le même travail et est indépendant. Le principal que les buts formalisés aident à définir les possibilités du système de l'archive électronique et le traitement des documents pour l'exécution des objectifs concrets. Nous sélectionnerons encore une fois que dans un tel cas les questions sur les possibilités concrètes techniques du système, premièrement, sont tout à fait légales, mais deuxièmement sont toujours formulés correctement et supposent la réception exact et les réponses exhaustives.

Parfois à la tentative de copier et régler les buts liés au traitement des documents, apparaissent de grandes difficultés du caractère objectif. À la différence des systèmes pour la création des documents, les modèles du produit ou l'objet de la construction, les documents de travail les systèmes abordent toujours le niveau d'organisation. Dès qu'avec le système commencent à travailler quelques personnes, en transmettant l'un à l'autre les résultats du travail, apparaît la nécessité du règlement capable, premièrement, établir les exigences aux résultats de chaque opération, mais deuxièmement, organiser le travail dans un système de l'automatisation. Pour comprendre les manoeuvres astucieuses des besoins personnels et les bornages, élaborer l'assortiment des règlements d'organisation avec le plan de leur implantation et choisir les équipements (les systèmes concrets de l'automatisation), on peut attirer l'analyste étranger.

C'est nécessaire dans de diverses situations, par exemple, en l'absence des analystes personnels ayant l'expérience du travail semblable. Probablement, tels spécialistes sont, mais pour de différentes raisons ils n'ont pas de temps s'occuper notamment du problème du choix et l'implantation les documents de travail les systèmes. Si on demande la consultation non seulement dans le domaine du business, mais aussi dans le domaine des équipements (de divers systèmes de l'automatisation), on peut inviter les spécialisés consultants. Enfin, il faut souvent frais, atypiques le regard sur la situation formée. En particulier, le groupe des compagnies CSoft, en suivant le principe de base nous livrons non le logiciel, mais la décision des problèmes concrets du client accorde les services de conseil dans le domaine de l'organisation des travaux de projet et d'études et l'implantation des équipements pour leur implémentation.

Nous examinerons, pour quoi le traitement des documents à total et TDMS est nécessaire en particulier. Nous amènerons la classification des buts.

Nous diviserons les buts possibles selon la période de leur action et l'échelle de l'influence. Les buts les plus de longue durée sont en effet stratégiques pour l'organisation et existent durant les années et les décennies (il y a des organisations), mais les buts plus menus les mois et les années (durent tant les exercices standard ou les projets séparés). C'est les buts du service, le projet (la commande de projets) ou le groupe affecté selon un autre indice. Les buts de l'échelle de quelques jours ou les semaines sont frontaliers d'une part, ils se trouvent déjà à l'intérieur du projet ou le service, mais avec l'autre parfois unissent encore quelques personnes. Assez souvent tels buts sont liés au seul objectif de projets: par l'élaboration de l'assortiment des documents ou le modèle du produit ou l'objet de la construction. Et, enfin, les buts de l'utilisateur du système les automatisations mesurées avec les minutes et les heures, se rapportent déjà directement aux utilisateurs définis, les équipements et les résultats reçus avec leur aide.

Nous examinerons les buts du niveau de l'organisation.

Donc, quoi on peut attendre des systèmes modernes de l'archive électronique et le traitement des documents du point de vue de divers niveaux du but ? Nous commencerons par l'organisation. Sûrement, la fonction principale de n'importe quel archive (en papier, ainsi qu'électronique) est une sauvegarde de tous les résultats signifiants reçus au cours de l'implémentation des projets. Pour l'organisation de projets pratiquement tous les résultats sont des enveloppes. Pendant le jeu à pour quoi ce but simple, malgré son évidence, est mentionné rien moins que toujours. Il est impossible de surestimer l'importance de l'intégrité des obtentions pour des longues années en avant, cependant cet objectif assez se flétrit souvent devant les problèmes d'aujourd'hui du projet.

Seul que reste à l'organisation après des ans sont ses obtentions enregistrées dans l'archive Chaque année l'organisation a le résultat de l'activité, que prend le client, et le bénéfice, que prennent les propriétaires. Quelque chose sera mis dans l'achat des moyens instrumentaux, à la réparation et l'extension du bureau etc., mais du point de vue de la conception seul que restera à l'organisation est une expérience de ses collaborateurs, permettant d'accomplir les projets suivants plus vite et plus qualitativement. Cependant les gens ne sont pas éternels sur les postes: uns partent sur l'augmentation, les autres sur le repos mérité. Il y a et moins des agréables événements... Finalement seul que reste à l'organisation après plusieurs années de son activité sont des obtentions cumulées dans l'archive et les connaissances selon les meilleurs moyens de la conception. L'organisation ne ménageant pas les archives, ferme à elle-même la voie vers le développement: les standardisations et les unifications, le perfectionnement des méthodes de la conception, l'emmagasinage des connaissances selon les échecs et la sécurité de n'importe quelles décisions (mais c'est les plus chères connaissances techniques). Acceptez, personne ne voudrait passer toute la vie après le pupitre d'école, chaque fois en redoublant la classe, et non il est important ainsi dans la première classe ou à final.

La base de la gestion de la qualité  le cycle classique de Shuharta-Deminga PDCA Dans la perspective à long terme la sauvegarde des obtentions et la restitution vers eux pour le développement des méthodes du travail la clé vers l'augmentation maxima de l'efficacité du travail. Une telle approche simple exprimée dans l'ordonnance courte:
- fixe la manière d'agir,
- agis par le plan, en enregistrant l'information,
- analyse le travail accompli,
- fais les changements améliorant dans le plan,

A été à la base de l'approche la plus puissante et progressive de la gestion, recevant au management occidental le nom TQM (Total Quality Management), mais en russe la gestion de la qualité. Cette philosophie de la gestion a trouvé la réflexion dans le groupe des standards ISO 9000, qui incorporent aujourd'hui plusieurs compagnies.

Il est important de sélectionner et encore un moment portant le nom la propriété intelligente. En années du travail le coût de l'archive de l'organisation peut excéder le coût de tous ses autres actifs. Certes, il y a ici une multitude si et mais néanmoins, plusieurs sont d'accord pour cela se trouve lutter.

Dans le cadre de l'archivage des documents électroniques se décide encore un important problème se trouvant à n'importe quel niveau le problème de la sécurité d'information. Naturellement, n'importe quel système de l'archive électronique contient les moyens du copiage de réserve de l'information, permettant de se garantir de la perte des données à cause de la casse de l'équipement à la suite de différentes raisons de la détresse accidentelle à incendie et l'inondation.

Pour éviter la détresse accidentelle donné les utilisateurs du système prévoient la démarcation des droits d'accès, qui réglementent nettement, qui et quand peut changer les documents, les naviguer etc.

Pour la lutte avec le pillage des documents il y a des moyens de l'audit des actions des utilisateurs, quand toutes les actions avec les documents s'inscrivent à la revue. Le fait lui-même de l'enregistrement à la revue connue aux utilisateurs, les mettra en garde déjà des actes inconsidérés. Excepté ces moyens évidents se trouvant pratiquement à chacuns document par un titre négociable au système, à TDMS sont prévus encore et les fonctions spéciales de la restriction d'accès, tels que le parcours protégé des documents (sans déchargement de la copie sur le disque local) et l'interdiction au dévoilement du fait de l'existence du document dans l'archive.

Nous examinerons les buts du niveau du projet.

Que le système de l'archive électronique et le traitement des documents dans la grandeur du projet ou l'exercice donne ? Du point de vue du projet, l'archive garde l'original du document et suit les versions des documents. En outre l'objectif de l'archive le compte des utilisateurs et l'organisation des diffusions des avis des changements des documents. Que sera, si ces fonctions ne sont pas accomplies, tout savent. Personne ne veut réaliser l'élaboration à la base des documents dépassés, puisque presque sans faute cela amène à la nécessité de revenir et quelque chose refaire. Mais la non jonction des versions des documents initiaux chez quelques interprètes travaillant sur un projet, peut causer le préjudice irréparable. Du point de vue du business, les fonctions du contrôle des versions et le compte des utilisateurs économisent le temps et les forces, mais le principal conservent des surprises fâcheuses entraînant le rebond des obligations contractuelles ou le résultat encore pire.

Les fonctions standard de l'archive électronique sont claires. Que peut recevoir encore le projet de document par un titre négociable les systèmes ? S'il s'agit du traitement des documents en tout, la réponse sera: tout dépend de.... Si dire sur TDMS, les possibilités principales:
- le stockage centralisé, structuré et protégé de la documentation électronique et toute l'information liée à elle, y compris les données sur le procès de son élaboration et l'utilisation;
- la distribution des droits d'accès entre les utilisateurs du système en vue du support collectif (y compris parallèle) les travaux avec l'information;
- la scrutation rapide des documents et les objets selon les attributs;
- le parcours rapide des fichiers des plans avec l'utilisation de la cellule flexible insérée de la visualisation;
- la création des extraits les assortiments des objets/documents automatiquement formés sous les conditions données;
- l'intégration des applications utilisées de programme par voie de leur connexion est direct vers le système avec l'aide des interfaces de programme, réalisé par API TDMS;
- l'importation et l'exportation de l'information avec l'aide inséré, ainsi que les mécanismes supplémentaires de l'échange de données;
- la réception des rapports (les spécifications, les feuilles) n'importe quel niveau de la complexité; la réception de l'information sur le procès du travail avec les données et les documents: la conduite de l'histoire des changements des objets et l'histoire du travail des utilisateurs avec les objets (les projets, les produits, les documents);
- le tirage des parties des projets (produits);
- l'échange d'information et la documentation sur le courrier électronique intérieur protégé.

C'est-à-dire, au minimum, on ajoute le soutien de la gestion du projet: la création et le stockage du plan, la distribution des travaux, le contrôle de l'exécution, l'intégration avec les systèmes de la planification de réseau, à qui on peut produire les comptes de la durée, les optimisations du diagramme de réseau, l'alignement des ressources et plusieurs autres. Pourquoi notamment TDMS ? La réponse à cette question consiste en particularités de l'architecture du système. TDMS permet de garder non seulement les documents, mais aussi n'importe quels objets étant passibles du compte avec la composition arbitraire d'attribut: les objectifs, les interprètes, la correspondance, la structure de l'objet de la construction etc. la Logique est simple ici: le document apparaît toujours à la suite de l'exécution de l'objectif de l'utilisateur concret. Le document est toujours lié au noeud concret dans la structure de l'objet de la construction ou le produit. Le document a les versions. Les documents se sont liés (par exemple, le plan avec la résolution sur le changement). À TDMS on peut placer tous les objets nécessaires pris en considération, leurs attributs et les liens entre eux. Finalement dans le système il y a une information pour l'observation de l'état de n'importe quels objets pris en considération et pour la scrutation élargie du document par voie de la navigation selon les liens. La réception de tous les rapports nécessaires devient seulement l'affaire de la technique. Que le soutien de la gestion du projet donne ? Sûrement, une grande opérabilité par le procès, la meilleure coordination entre les objectifs et les interprètes, et donc l'augmentation de la productivité. En outre plus les informations sur l'état en cours des travaux se trouve dans le système centralisé, il est plus facile de recommencer le travail en cas du remplacement d'un interprète par l'autre ou en cas de nécessité multiplier les interprètes pendant l'exécution du projet. Court cela s'appelle l'augmentation de la sécurité du procès de la conception.

Nous examinerons les buts du niveau de l'objectif de projets.

Nous passerons aux buts à l'intérieur du projet. Par l'objectif journalier accompli dans n'importe quel projet, est l'élaboration du document ou l'assortiment des documents. Pour l'apparition sur la lumière du document affirmé pas assez d'un architecte, les efforts correspondants et les spécialistes affirmant doivent faire. Ici entre dans le jeu le traitement des documents classique. Le document élaboré par un spécialiste, doit dans l'ordre établi visiter les postes de travail de quelques autres spécialistes, mais en cas de nécessité revenir avec les remarques à l'architecte pour la correction et l'expédition réitérée selon la route. De tels objectifs vient à bout facilement n'importe quel système du traitement des documents électronique est sa destination principale. Qu'une telle automatisation donne, il est clair aussi: il ne faut pas porter le rouleau en papier correspondants au spécialiste, il ne faut pas attendre, si ne l'a pas trouvé à l'espace, le procès du passage du document s'accélère, augmente la productivité de la conception.

Il y a encore un objectif caractéristique d'aujourd'hui. Le fait est que, malgré l'acceptation de la loi sur la signature électronique, un encore certain temps par l'original du document sera considéré l'exemplaire en papier avec les signatures originales et les sceaux. De plus pratiquement toujours le document est fabriqué dans l'aspect électronique et seulement est imprimé ensuite. Et faire les changements nécessaires dans le document en papier (en vertu de la résolution sur le changement ou les remarques correspondants du spécialiste) il est plus facile, s'étant adressé à son original électronique. Trouver l'original électronique du document en papier le système de l'archive électronique et le traitement des documents, à condition que le document soit élaboré avec son utilisation de nouveau peut aider. Excepté la simplification de l'utilisation réitérée de l'original du document électronique, à l'automatisation de la chaîne l'élaboration la coordination l'approbation se détache encore la nécessité de la mise à l'impression du document jusqu'à l'approbation. Le document peut être imprimé et signé après la coordination et l'approbation dans l'aspect électronique qu'économise de nouveau le temps et augmente la productivité. Pour la simplification de la scrutation de l'original en papier archivé, le système de l'archive électronique assure le stockage de l'indice de l'archive en papier, y compris les indications des locaux, les numéros des armoires et les rayons. Cette fonction est un peu moins signifiante du point de vue du projeteur, mais est irremplaçable pour les travailleurs du service d'archives.

Un peu il y a isolément des objectifs relativement nouveaux pour le monde d'archives et les documents de travail des systèmes est un soutien de l'élaboration de groupe des modèles du produit ou l'objet. Le fait est que la plupart des systèmes pour ou le solid modelage spatial gardent le modèle de l'objet en grande quantité les fichiers, lié nettement. À l'utilisation frontale d'un tel système du modelage fondé sur les fichiers, apparaissent constamment les collisions. Cela quelqu'un a ouvert le modèle entièrement et a bloqué les possibilités du changement de ses parties pour d'autres utilisateurs, deux personnes ont édité simultanément le même fichier, mais à la sauvegarde des changements de quelqu'un disparaîtront inévitablement: Aujourd'hui certains grands systèmes du modelage ont les sous-systèmes personnels pour l'organisation du travail de groupe, les modèles orientés notamment vers l'élaboration dans la limite d'un projet. Tels systèmes suivent la distribution des droits sur l'édition des fichiers et pour la synchronisation des changements apportés par de différents utilisateurs.

TDMS était créé en tenant compte de tels objectifs. Grâce à la possibilité de garder n'importe quels objets et les liens le système n'éprouve pas les difficultés avec la sauvegarde spatial du multifichier modèle de l'objet et les liens entre les fichiers, la restitution du modèle pour les éditions et le parcours à natal au système du modelage. Dès que le modèle se trouve dans la base de données TDMS, vers elle sont employées toutes ses possibilités, y compris la démarcation des droits d'accès, versioning, le lien des versions du modèle avec les documents plats reçus à sa base, et plusieurs autres.

Nous examinerons les buts des utilisateurs.

Et, enfin, les derniers par ordre, mais non selon la signification, nous examinerons les buts des travailleurs séparés dans la limite de la journée de travail. Le principal que le projeteur séparé du système de l'archive électronique reçoit et le traitement des documents est un approvisionnement qualitatif par l'information nécessaire au travail. Chaque personne, en venant sur le travail, doit répondre pour lui-même à trois questions simples:
- Qu'aujourd'hui faire,
- Avec l'aide des documents de quelle,
- Comme faire.

Le système, dans qui on automatise les fonctions de la distribution des travaux peut répondre à toutes ces questions, on supporte l'élaboration des documents dans l'aspect électronique et l'archive électronique comme pour la scrutation de la documentation normative-référentielle et méthodique, et pour le tirage des décisions de projets d'autres projets est accessible. Il est impossible de surestimer la signification de l'automatisation dans cette question. Peu de gens dans l'état d'apporter de l'archive en papier la paire de centaines de documents pour tranquillement choisir pour lui-même dix les plus utile. Avec l'archive électronique dans cela rien n'est impossible. Par voie de conséquence, tôt ou tard la qualité de la conception commencera à augmenter, le pour-cent du tirage des décisions de projets augmentera qu'amènera à l'augmentation supplémentaire de la productivité.

L'intégration des attributs bascule les utilisateurs de de la lutte avec l'ordinateur vers leurs devoirs directs Est séparé à ce niveau des buts il y a des questions de l'intégration des applications. Comment souvent nous devons introduire la même information dans quelques documents, tels que la carte du document dans le système d'archives, le tampon du plan, la ligne du plan-graphique des travaux ? Quelle probabilité de la bogue ? Autant cela irrite les utilisateurs ? Comment souvent pour l'exécution d'une opération il faut accomplir la séquence standard des poussées identiques sur les boutons ? Si quelque chose manquer, l'opération ne sera pas accomplie. Toutes ces questions apparaissent parce que nous ne pouvons pas écrire un grand programme sur tous les cas de la vie pour la création et l'édition des documents, pour l'archivage et l'organisation du mouvement des documents, pour le soutien de la gestion de projets, pour la conduite des états financiers et plusieurs autres. Sûrement, à ce point de vue le développement indépendant de quelque de séparé fonctionnelle serait devenu impossible. C'est pourquoi nous appliquons la multitude d'applications, qui selon l'information utilisée se croisent partiellement. Pour l'élimination des opérations routinières ces applications peuvent être intégrées entre eux-mêmes et échanger les données directement, excepté la nécessité de l'entrée manuelle réitérée, ou provoquer les fonctions l'un l'autre, en passant les poussées superflues des boutons, la combinaison de qui il est facile d'oublier ainsi. Pour que l'intégration soit possible, les applications doivent avoir l'interface ouverte pour l'appel des fonctions ou l'échange de données. La majorité écrasante des applications modernes, et TDMS ici non l'exception répond à ces exigences. L'intégration diminue la quantité de bogues et l'effort des utilisateurs, en basculant leur attention de de la lutte avec l'ordinateur sur les devoirs directs ouvriers que conduit de nouveau à l'augmentation de la productivité.

Nous examinerons la destination standard.

Nous avons énuméré court les destinations standard des systèmes de l'archive électronique et le traitement des documents. Naturellement, la considération détaillée de ce sujet devait écrire quelques livres. Néanmoins maintenant nous sommes prêts à répondre à encore une des questions mentionnées au début de l'article. Ainsi pourquoi il n'y a pas de variante standard du système du traitement des documents ?

Apparemment, tout est clair: nous commencerons par les avantages stratégiques, puisqu'ils apportent le plus grand profit, ensuite nous passerons graduellement aux objectifs plus menus et, enfin, nous finirons par d'agréables monnaies menues. Mais il n'en fut rien. Premièrement, presque personne de venant à nous ne formule le but du niveau stratégique indépendamment, le plus plus désigne bien les buts du niveau du projet. Pourquoi l'objet de la conversation séparée. Nous trouvons que les objectifs stratégiques sont trop grands pour qu'à une personne il était simple les comprendre et comprendre. La parole qui fait autorité des premières personnes de l'organisation et leur vision stratégique de la situation Ici est absolument nécessaire. Deuxièmement, nous serons donné par la question: si toujours de grands buts ont plus la priorité, que petit ? Par exemple, s'il y a un sens penser de la sauvegarde de la propriété intelligente de l'organisation, s'il y a une menace du rebond des obligations contractuelles, fermant le chemin au futur ?

N'importe quelle organisation existe dans les conditions uniques avec la multitude de possibilités, les problèmes, les menaces et les bornages, qui peuvent être grands ou petit, proche ou éloigné, momentané ou à long terme. En ce qui concerne l'implantation du système du traitement des documents électronique chaque organisation a l'assortiment personnel unique des buts avec leurs priorités et les bornages. Puisque, comme nous nous sommes mis d'accord déjà, les buts sont primaires, il est clair que la décision standard ne peut pas être. Plus exactement, les décisions, qui peuvent être déclarées à titre de standard, depuis longtemps ne satisfont personne entièrement, et nous nous trouvons de nouveau devant la nécessité de travailler avec la combinaison unique des buts du client. Même si la décision standard s'approche entièrement à l'organisation est il faut prouver encore, quoi doit accomplir en tout cas le regroupement simple des exercices selon l'établissement d'objectifs, décrit à la première partie de l'article. La tentation manquer cette étape, en prenant en considération le prix des bogues possibles, peut cher coûter.

L'expérience des spécialistes CSoft témoignant de l'absence des variantes standard (excepté les plus simple), a permis de faire TDMS par le système au maximum adapté sous n'importe quels objectifs de l'archivage et le traitement des documents électronique. Comme disait déjà auparavant, à TDMS peuvent se trouver n'importe quels objets pris en considération, leur composition d'attribut et les liens avec d'autres objets. La composition concrète d'objet et d'attribut, ainsi que les liens possibles sont donnés à l'ajustement du système avec l'utilisation du designer inséré de l'ajustement. Pour l'intégration avec d'autres applications TDMS a l'interface ouverte, dans laquelle on peut faire participer n'importe quelles fonctions et recevoir l'accès aux données se trouvant dans le système. Il est possible de régler n'importe quel mouvement des données et les documents entre les interprètes concrets, en récupérant les règlements acceptés à l'organisation. Une telle idéologie du système permet de décider les objectifs progressivement, en suivant les priorités des buts en cours se trouvant devant l'archive électronique et le traitement des documents. Dès qu'un certain fonctionnelle non seulement société commence maintenant, mais aussi est maîtrisé et nous appliquons par les utilisateurs, on peut passer à l'objectif suivant, en cas de nécessité tuning TDMS. Naturellement, n'importe quelle médaille a deux parties. Et la plaque pour la flexibilité est ce que sans ajustement préliminaire TDMS ne décidera pas aucuns problèmes. La situation est adoucie par la présence dans le système des fonctions, qui sont demandés le plus souvent en premier lieu que permet de recevoir après l'ajustement minimal le profit la décision simple d'archives.

Ainsi, que faut pour l'implantation ?

Donc, les buts sont définis, dans la première approximation on indique les mesures nécessaires d'organisation pour leur acquisition, on choisit les équipements. Nous admettrons, le système de l'archive électronique et le traitement des documents est devenu un de tels moyens. Qu'il est plus loin ? Il paraît, le temps est venu dresser le plan du projet de l'implantation, l'image contenant précise du résultat, la nomenclature des travaux pour son acquisition et l'estimation des ressources demandées, tels que le temps, l'argent et les gens. Alors nous pourrons nous approcher à la réponse à la question suivante livrée de l'article: combien coûte l'implantation du système du traitement des documents ?

L'implantation du grand système pour le travail de groupe rappelle l'iceberg. De loin on peut voir seulement le groupe dirigeant, la masse principale se trouve sous l'eau et n'est pas visible à l'oeil nu. Malgré cela, dans l'implantation d'un tel système il n'y a rien mystique. Comme un petit montant du groupe dirigeant du présent iceberg n'induira personne en erreur.

Nous commencerons avec simple par la licence. Cela, peut-être, seul que l'on peut estimer vite, ayant posé seulement la question sur la quantité d'utilisateurs. D'habitude la liste des prix est ouverte le prix des licences du logiciel défini peut être immédiatement appelé.

A mis va un peu plus difficilement avec les travaux de l'implantation. Premièrement, il faut être défini avec leur volume, deuxièmement, comprendre, qui accomplira concrètement ces travaux: les spécialistes du client ou le fournisseur du système. Pour estimer le volume des travaux, il faut avoir le cahier des charges sur le système ou quand même la conception du système. Le problème est que l'on ne peut pas écrire un cahier des charges grand et détaillé pour le couple de jours, cela elle-même un grand travail, qui demandera aussi sérieux du travail, et donc les paiements.

Des buts il faut atteindre progressivement Diminuer le risque la règle, qui était examinée déjà plus tôt aide: il faut atteindre les buts progressivement. En ayant les buts formalisés et la conception du système, on peut assez exactement projeter la première étape, sur laquelle on atteint le but prioritaire. Au moment de l'achèvement de la première étape et les utilisateurs, et exécutants on sait déjà assez de détails simplifiant la planification de l'étape suivante. Ainsi, on réussit à éviter les pertes liées aux bogues de la planification de grands volumes du travail dans les conditions de l'incertitude immense. En outre le système commencera à apporter le profit après les premières étapes de l'implantation. Et la question combien coûte l'implantation ? se transforme harmonieusement à combien coûte la première étape ? et combien sera des étapes ? Mais cela déjà les questions, sur qui on peut donner la réponse beaucoup plus exacte.

Que nous n'avons pas pris en considération ? Nous regarderons: pour le travail document par un titre négociable les systèmes on demande encore au minimum le serveur, le réseau local et le gestionnaire appris. Il faut affecter (ou acheter) le serveur, se persuader de la présence du lien selon le réseau entre lui et par endroits de client, apprendre le gestionnaire au travail avec le système concret (dans notre cas TDMS), mais parfois devant cela encore et trouver la personne à la fonction du gestionnaire.

Tout semble, n'est-ce pas ? Non, non ainsi! Qu'ont oublié ? Il Y avait un principal le travail, que feront les collaborateurs du client à l'implantation du système.

Ce travail commencera par la formalisation est plus entier que demandera de l'attention fixe des premières personnes de la compagnie et les chefs des subdivisions, mais ce temps. Le temps des spécialistes qualifiés, qui peut être recalculé par l'image tout à fait concrète à l'argent.

À la planification des étapes pour la rédaction du cahier des charges on attirera de nouveau les chefs et les collaborateurs clés des subdivisions est de nouveau le temps et les forces des collaborateurs du client.

Pour l'implantation du système de l'archive électronique et le traitement des documents il faudra créer et incorporer les nouveaux règlements d'organisation, l'orthographe de qui, même s'ils seront élaborés par les analystes du fournisseur du système, demandera de nouveau du temps des chefs. À l'implantation des règlements pour leur mise en valeur les collaborateurs dépenseront les efforts supplémentaires.

Et, enfin, il faut prendre en considération le temps et les forces dépensées par la commande du projet pilote, comprenant des collaborateurs du client, pendant le rôdage du système.

Combien de tout cela se trouve, le client lui-même peut dire seulement. Il est très important que tout le travail, que doivent accomplir les spécialistes du client, soit accompli en effet. On demande pour cela l'attention vers le projet de l'implantation du côté de la direction supérieure.

Après tout est pris en considération, compté et projeté, on peut procéder au procès de l'implantation. Plus bas nous parlerons de la méthode utilisée à l'implantation comme TDMS, et les systèmes plusieurs autres.

Nous examinerons, comme il y a une implantation.

Mais ce procès commence par l'enquête pour la formalisation des exigences au système. L'objectif d'une telle enquête collecter l'information nécessaire à l'ajustement TDMS. Le résultat sera le cahier des charges sur l'étape (ou les étapes), qui donnera la représentation précise au client qu'il recevra, mais exécutants qu'ils réaliseront. Dès qu'un tel accord est atteint, on peut procéder directement aux étapes de l'implémentation, peut être un peu.

L'étape standard de l'implémentation comprend de:
- les ajustements des fonctions définies du système;
- les commencer-réglages;
- l'enseignement des utilisateurs;
- le rôdage des nouvelles fonctions par la commande spécialement formée du projet pilote;
- le dépôt des ajustements à l'ajustement suivant les résultats du rôdage;
- la révision de la conception du système et la stratégie de son développement.

Après l'exécution d'une étape complète de l'implémentation on peut procéder au suivant.

Approximativement entre la formalisation des exigences et les étapes de l'implémentation (ou simultanément avec eux) se sont perdus les travaux de la livraison du logiciel, l'équipement, la préparation du réseau et l'enseignement des gestionnaires il est impossible de les manquer. Ils se planifient pour que ne pas retenir les objectifs dépendant d'eux.

Nous regarderons que peut aller non ainsi.

Nous commencerons par les risques les plus petits technique. Il arrive que l'on ne réussit pas à réaliser quelque possibilité technique. Chez compétent exécutants un tel arrive assez rarement et témoigne de ce qu'au cahier des charges n'était pas donné de l'attention voulue. Une tout à fait autre affaire, si à l'implantation du système se mettent les spécialistes insuffisamment qualifiés. Même si le client a des programmeurs excellents, nous recommandons d'accomplir quand même une étape avec la poursuite des spécialistes CSoft, et en premier lieu les analystes, qui les systèmes en tenant compte des possibilités fixeront l'objectif pour ne pas gêner les architectes à la création de la décision.

Malgré le fait que les aléas techniques existent, leur influence peu. Sont beaucoup plus sérieux les risques d'organisation. Comme était indiqué déjà plus haut, l'absence de l'attention et le soutien des chefs de l'assez haut niveau condamne presque toujours le projet de l'implantation sur l'échec. À la composition de la commande de projets il faut couper absolument le chef, capable d'organiser la coopération de toutes les subdivisions abordées par l'implantation. Alors les problèmes liés à l'élaboration et l'implantation des règlements correspondants d'organisation, se décideront dans l'ouvrier (et non à extraordinairement-d'avarie) l'ordre.

Pourvu que soient grands les risques d'organisation au cours du projet, ils ne seront pas comparés au risque du mauvais choix du but. Bien que cette question se lève déjà, nous répéterons que le plus grand risque guette tout au début du projet de l'implantation document par un titre négociable les systèmes, c'est pourquoi il faut donner à la formulation des buts l'attention voulue, mais l'enquête préliminaire et la formalisation de l'objectif doit selon la possibilité d'accomplir l'analyste professionnel.

D'une manière ou d'une autre, même si quelque chose ira non ainsi, on peut corriger toujours la situation. C'est beaucoup plus facile de faire à l'observation de trois conditions:
- On accorde à l'implantation l'attention suffisante du côté de la direction;
- La direction se rend compte de la structure complexe du prix de l'implantation, nommément dans cette sa partie, qui concerne le travail fait par le client;
- L'implantation est cassée aux étapes assez menues de manière que l'on pouvait compenser l'échec ou la sortie du graphique d'une étape sur les suivants.
Ainsi, atteindre le succès à l'implantation et éviter les dépenses superflues non ainsi vraiment et difficilement. Il Faut seulement prendre en considération les principes simples et mettre assez d'efforts.

Quand trouver l'implantation fini ou, en d'autres termes, combien il faut des étapes de l'implantation ? Quelqu'un a dit: l'Implantation du grand système se prolonge jusqu'à sa mort la plus en faisant allusion à ce que la situation changera constamment apparaîtront les nouvelles conditions extérieures, une nouvelle compréhension intérieure des buts et la direction du développement viendra. Notre expérience montre: pour l'implantation du système couvrant la plupart des objectifs (y compris l'entrée de tout fonctionnelle à l'exploitation stable industrielle) l'organisation de projets, il faut de trois à dix étapes que dans le calcul de calendrier fera quelques années. Et quand même dans chaque cas concret de nouveau tout dépend de...

Pour l'exemple, les degrés du développement du système hypothétique du traitement des documents peuvent être tels: l'archive simple électronique des documents, le système pour l'élaboration collective des documents dans l'aspect électronique, le système avec le soutien de la gestion de projets, le système avec processus par la gestion, supportant le standard ISO9000. C'est quatre étapes. Il faut ajouter ici les objectifs de l'intégration avec les systèmes contigus le système de gestion les projets et le système pour le modelage collectif des objets. En outre selon la traduction de l'archive se trouvant en papier à l'archive des représentations scannées, l'objectif de la migration des documents et les données les objectifs peuvent apparaître des systèmes obsolètes et plusieurs autres.

Ainsi, nous brièvement avons examiné le choix, la préparation de l'implantation et proprement l'implantation du système du traitement des documents et l'archive électronique.


Les sources:
1. Nuzhnenko S. Oreshkin A., Bogdanova I. Combien de nos jours le traitement des documents//CADmaster, #3 (38), 2007 [http://www.cadmaster.ru/articles/article_24621.html]
2. TDMS 3.0 [http://www.csoft.ru/catalog/soft/tdms/version_22832.html]

L'auteur:
La date: 22/07/2009

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