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Un système d'automatisation intégré de documents techniques (GDT - Gestion des Données Techniques) comme un moyen d'améliorer la qualité
Le système du traitement des documents électronique technique – un des composants les plus importants de l'automatisation du procès de la conception et l'étude. Dans les pays industriellement développés ils sont utilisés par pratiquement toutes les compagnies occupées par l'élaboration de la documentation de projet et d'études. Grandit l'intérêt pour tels systèmes et en Russie.    

Des spécialistes s'occupant du choix du logiciel, évidemment, les références simples à l'expérience étrangère ne satisferont pas. Et chez l'utilisateur préparé apparaissent les questions, pourquoi le logiciel spécialisé pour le soutien du traitement des documents électronique, quelles fonctions sont accomplies par les systèmes semblables et dans quoi leur profit si est nécessaire.

Pour comprendre, pourquoi les moyens spécialisés du soutien du traitement des documents électronique sont nécessaires notamment, nous essaierons dessiner les sources de l'apparition du problème: premièrement, que le déplacement vers la documentation électronique, deuxièmement, pour quoi le système de gestion les documents et, enfin, comment l'implantation du système semblable aide la sortie de la production de l'entreprise sur le marché international est nécessaire est avantageux.

Nous examinerons le déplacement vers les documents électroniques.

Le déplacement des documents en papier vers électronique est un moyen de recevoir l'économie directe des moyens. Les documents, comme n'importe quel objet utilisé en train de la conception et la production, apportent la part des dépenses aux dépenses opérationnelles de l'entreprise sont des dépenses sur l'élaboration, la distribution, le stockage, le sceau et la diffusion des documents. Les moyens partant en un an sur le traitement des documents en papier à uns seulement les États-Unis, par exemple, s'approchent du trillion des dollars. De sorte que le désir des entreprises est tout à fait clair le plus vite possible de passer aux documents électroniques.

Nous énumérerons les problèmes les plus évidents de l'archive en papier disparaissant avec le déplacement vers les technologies modernes du traitement des documents électronique:
- Les plans en papier prennent beaucoup d'espace, leur stockage est systématisé mal; souvent dans le dépôt en papier coûte de grands travaux trouver l'information nécessaire. Les plans électroniques ne demandent pas aucuns locaux, sont recherchés plus effectivement et plus vite.
- Les plans en papier “vieillissent” s'abîment au stockage – les représentations électroniques “sont éternels” le délai de leur vie est pratiquement non limité.
- La duplication et la diffusion des plans en papier – l'opération à haute intensité de travail et non bon marché: en temps nécessaire au copiage d'un plan en papier, on peut envoyer selon le réseau la multitude de copies gratuites des plans électroniques.
- Les plans en papier se perdent. Pour l'estimation experte, ne peuvent pas être utilisés de cinq à sept pour-cent des matériaux techniques: ils sont perdus ou démantelé. Le copiage de réserve de l'archive contenu électronique et l'introduction de la discipline automatisée de l'accès à l'information délivre des ennuis semblables.
- Le papier limite les possibilités de la représentation des données. Le graphique, le texte – et tout, tandis que les documents électroniques peuvent contenir les modèles en trois dimensions, l'hyperlien sur les matériaux liés (par exemple pour lier la documentation de texte et graphique), les attributs et les paramètres, qui peuvent être tirés par un autre programme, le son, vidéo etc.

Le déplacement vers la forme électronique du stockage des documents est assez mis des chemins. Néanmoins, la réduction des dépenses sur le stockage et la duplication des documents, l'accélération de la scrutation et l'augmentation de l'efficacité de l'utilisation de l'information, mais au total la réduction du temps du procès d'affaires (la conception, la coordination, la conduite des négociations) et l'augmentation de la qualité de l'exécution des travaux sont si évidente qu'est pesée par toutes les objections. Ce n'est pas étonnant que la part des documents électroniques pour les dernières trois années a augmenté de 29 à 44 pour-cent. Pour les estimations des experts occidentaux, le rapport des documents en papier et électroniques fera dans cinq ans 50 sur 50 pour-cent, mais dans dix – 30 sur 70. À présent la quantité de documents électroniques en un an double, mais en papier – augmente seulement de 7 pour-cent.

Nous examinerons la gestion des documents électroniques.

Le traitement des documents moderne de l'entreprise, quand une grande quantité de documents est élaborée et se trouve en forme des fichiers informatiques, demande les moyens spéciaux de programme aidant l'implémentation des procédures du stockage, l'élaboration et la distribution de la documentation.

Les modes de gestion traditionnels par les documents en papier élaborés pendant plusieurs années et réglementés par les règlements, ne permettent pas à sa juste valeur d'assurer le passage, la coordination, l'intégrité et la confidentialité des trafics électroniques d'information de l'entreprise. En particulier, parce qu'au déplacement vers la technologie informatique du vidéonique de l'entreprise se heurtent aux problèmes, qui n'étaient pas et ne pouvaient pas être pris en considération par les ordonnances existant et les positions.

L'utilisation des technologies informatiques augmente beaucoup la vitesse de l'élaboration de la documentation qu'est lié en plusieurs cas à la possibilité du travail collectif sur les documents. D'autre part, augmente plusieurs fois le risque non sanctionné ou l'accès concurrent et, donc, l'endommagement, les pertes, l'incoordination ou l'annulation de l'information. Ce danger est sérieux nommément en présence du réseau local, donnant la possibilité du stockage distribué et l'accès aux documents. La deuxième conséquence de l'augmentation de la productivité – nommément à l'implantation des scanner technologies de la réception des documents électroniques – est tout le trafic augmentant des fichiers avec l'information, qui il est nécessaire de prendre en considération, indexer, apporter aux catalogues. Surmonter ces difficultés on peut, en utilisant les outils de gestion de programme par le traitement des documents électronique.

Nous examinerons la certification selon les standards ISO 9000.

Si l'entreprise envisage de quitter sur le marché mondial, en dehors de tout autre il doit être certifié sur la conformité aux standards d'une série ISO 9000 définissant les exigences à l'élaboration, le test et l'accompagnement de la production. Seulement en Europe une telle certification a passé déjà près de 100 000 compagnies.

L'implantation des systèmes de l'automatisation du traitement des documents technique et la gestion des données de projets simplifie considérablement le procès de la certification de l'entreprise sur la conformité aux exigences des standards de la série ISO 9000. Comme on le sait, ce groupe des standards définit seulement les généralités, l'implémentation pratique de qui est laissée à la discrétion de l'entreprise.

La réduction du système de gestion la qualité à l'entreprise conformément aux exigences ISO 9000 va selon les directions suivantes principales:
- l'élaboration de l'assortiment des règles d'organisation, qui établissent les exigences au système de la qualité. Cette direction est complétée avec les documents auxiliaires décrivant les objectifs en détail séparés;
- la production de la procédure de l'implantation du système de gestion la qualité et la destination des collaborateurs responsables;
- la préparation des instructions d'une charge détaillées et la définition du cercle des objectifs demandant la décision;
- la documentation des procès de l'élaboration de la documentation et la production du produit, les résultats du contrôle.

Les systèmes de gestion modernes le traitement des documents permettent de délimiter l'accès aux documents et les projets. Et, donc, définir les actions permises à n'importe quel utilisateur par rapport au document concret (l'édition, le parcours, le copiage, l'effacement). Ces possibilités satisfont aussi aux exigences des standards ISO 9000.

Les standards ISO 9000 demandent que tous les changements du contenu et d'autres modifications des documents avant d'entrer en vigueur, étaient identifiés, documentés, sont contrôlés et approuvés par les collaborateurs autorisés. Le standard suppose aussi qu'avant l'utilisation les documents et les données doivent être navigués et être contrôlés par ceux-ci sur l'adéquation.

Grâce aux fonctions insérées de la démarcation des droits d'accès et la sécurité des documents, la verbalisation des actions des utilisateurs, la sauvegarde des routes du passage des documents, les systèmes de gestion le traitement des documents pratiquement définitivement satisfont automatiquement aux exigences amenées. À l'absence du système de gestion les documents le procès de la certification de l'entreprise se complique sérieusement.

Nous examinerons trois éléments du système complexe de l'automatisation du traitement des documents techniques.

En vue générale le système complexe de l'automatisation du traitement des documents techniques (dans la terminologie occidentale TDM – Technical Data Management) comprend les parties suivantes principales:
- les sous-systèmes de la gestion des documents (l'archive électronique);
- les sous-systèmes de la commande de données sur les projets/produits (dans la terminologie occidentale PDM-Product Data Management);
- les sous-systèmes du routage des documents et les travaux (Workflow).

Nous examinerons plus en détail possibilités fonctionnelles de trois sous-systèmes principaux TDM et nous illustrerons leur destination à l'exemple du système Search Net (la compagnie biélorusse INTERMEH), qui est un des systèmes les plus répandus en Russie du traitement des documents technique.

Search représente le système du niveau corporatif destiné à la décision des objectifs suivants:
- les commandes de données sur les produits (dans la terminologie occidentale PDM – Product Data Management);
- les gestions du cycle de vie du produit (PLM – Product Lifecycle Management);
- la conduite de l'archive électronique de la documentation technique (TDM – Technical Data Management);
- les gestions du traitement des documents de l'entreprise (Workflow);
- les gestions de projets (Project Management).

Nous examinerons le sous-système de la gestion des documents (l'archive électronique).

Le noyau de n'importe quel traitement des documents électronique – le sous-système de la gestion des documents. L'archive électronique représente la base de données, dans laquelle le système garde les documents eux-mêmes et le cartothèque avec l'information nécessaire à la scrutation des documents, – la désignation, le nom, le format etc. les Fichiers des documents se trouvent sur les serveurs que permet de recevoir vers eux l'accès autorisé de n'importe quel ordinateur au réseau.

Nous examinerons les documents en papier.

Excepté les documents créés sur l'ordinateur en forme des fichiers, à l'archive on apporte l'information sur les documents accomplis sur d'autres véhicules d'information en papier. Les documents en papier de la meme façon que de fichier, ont les cartes des paramètres et les signatures, mais, puisqu'ils ne peuvent pas être enregistrés dans l'aspect électronique, à l'archive s'inscrit seulement l'information de texte sur l'espace du stockage du document.

Nous examinerons les multifichier documents.

En général, le document électronique représente un fichier, qui est créé et est édité par le rédacteur concret, sans demander l'information supplémentaire pour les images et la sortie sur le sceau. Il arrive, cependant, que pour la représentation complète de l'information se trouvant dans le document, un fichier il y a pas assez de. Dans ce cas créent les multifichier documents, vers lesquels on peut porter:
- les plans hybrides raster-vectoriels reçus par le scanning des documents en papier;
- les multiples plans;
- les plans avec le fichier supplémentaire des remarques (redlining);
- les plans avec les références insérées à d'autres fichiers des plans etc.

Dans tous ces cas on peut affecter un principal fichier du document, auquel se joignent les fichiers avec l'information supplémentaire.

Nous examinerons la scrutation des documents dans l'archive.

Pour la scrutation rapide dans l'archive des documents nécessaires Search assure:
- le triage des documents de l'archive par de divers paramètres;
- la scrutation rapide du document selon les quelque premières lettres de quelque de ses paramètres;
- la scrutation selon la composition des projets produits d'après les documents de l'archive;
- la scrutation selon la présence près des documents des signatures électroniques;
- la scrutation des documents se trouvant au moment donné dans l'archive, et les documents pris sur le changement par quelque utilisateur/utilisateurs;
- la scrutation selon de diverses caractéristiques des fichiers des documents – les bibles du nom du fichier, le filtre selon les dates etc.;
- la scrutation selon le contenu des fichiers des documents – la scrutation substring dans le fichier du document etc.

Tout trouvé chacun des moyens énumérés, ainsi que leur combinaison, on peut enregistrer dans l'archive en forme de l'extrait des documents. La font comme à la main – du répertoire des documents pris par l'image arbitraire, et automatiquement – selon les critères donnés par l'utilisateur de la sélection des documents. Est possible et la variante combinée.

Les extraits peuvent être totaux, c'est-à-dire accessible à tous les utilisateurs, et personnel – accessible seulement à leurs créateurs. L'utilisation des extraits permet facilement de s'orienter en grande quantité de documents de l'archive, ainsi que dans le degré considérable accélère le travail Search.

Les extraits des documents


Nous examinerons la gestion de l'accès aux documents.

Une des priorités plus élevées à l'élaboration du système – la garantie de sécurité des documents à leur stockage dans l'archive multi-utilisateur de réseau. Par la décision de cet objectif dans l'archive électronique Search de l'acier:
- le dépôt spécial d'archives des fichiers excluant l'accès aux documents en tournant Search;
- le sous-système du contrôle de l'accès des utilisateurs vers les documents.

À la base du sous-système du contrôle on met le mécanisme de la démarcation des droits des utilisateurs sur l'accès à de divers archives de l'entreprise et les documents, qui à eux se trouvent. À la disposition du gestionnaire de l'archive il y a des outils, permettant de permettre ou interdire à de divers utilisateurs produire les aspects principaux de l'accès: ouvrir l'archive et naviguer son cartothèque; naviguer, changer les documents de l'archive et le contenu de leurs cartes; éloigner, créer, translater les documents.

Nous examinerons la surveillance autorisation et l'accès à l'archive.

Au domaine de la sécurité des documents de l'archive se rapporte et la revue conduite par le système, où s'inscrivent toutes les opérations principales (ainsi que les tentatives de leur accomplissement) les utilisateurs avec les documents: le parcours du cartothèque de l'archive, le parcours et l'édition du document ou sa carte, la création et l'effacement du document, son approbation, la navigation d'un archive à l'autre... L'Information dans cette revue contient toute l'histoire du travail des utilisateurs avec le document, ainsi que la statistique du travail avec l'archive des divers utilisateurs.

Nous examinerons le travail avec les utilisateurs mobiles.

La possibilité du travail avec les utilisateurs mobiles permet d'exporter la partie nécessaire de l'archive du système sur l'ordinateur séparé – par exemple, sur l'ordinateur bloc-notes équipé de la copie du système d'archives, mais non lié par le réseau local avec l'archive total. Les mêmes moyens donnent la possibilité de produire l'opération inverse – importer le contenu de l'archive mobile au système total d'archives de l'entreprise.

La revue du log des événements


Nous examinerons le soutien des réseaux Intranet/Internet.

Les applications écrites pour le travail dans les réseaux locaux, ne peuvent pas travailler dans les réseaux globaux à cause des lignes de transmission trop lentes, c'est pourquoi encore deux-il y a trois ans plupart des systèmes occidentaux du traitement des documents s'est procurée les cellules flexibles assurant l'accès au dépôt commun des documents de l'entreprise des réseaux globaux Internet/Intranet. L'utilitaire Search Remote Client, permettant de recevoir l'accès aux documents se trouvant dans les archives Search, est direct du navigateur Web:
- donne la possibilité de l'accès aux documents de n'importe quel ordinateur connecté au réseau global, indépendamment de sa disposition géographique;
- utilise pour le travail avec les documents n'importe quel quai de matériel et le système d'exploitation;
- publie la description des produits produits à l'entreprise directement à Internet;
- ne demande pas l'installation sur l'ordinateur de client de rien, excepté le navigateur Web;
- ne demande pas pratiquement l'enseignement du travail avec le système, si l'utilisateur sait travailler avec le navigateur Web.

Nous examinerons les outils de gestion par les données sur les projets/produits (PDM).

Les systèmes PDM servent pour la gestion de l'information sur le produit et les données de projets à la longueur de tout le cycle de vie du produit. Ils ont affaire pour l'essentiel à l'information attributive sur les objets.

Ces moyens permettent de lier les documents à la structure du produit et contrôler le procès de la conception du produit (objet). Ils donnent la possibilité visuellement d'afficher la structure du produit et les documents liés aux objets, ainsi que construire de divers rapports (les spécifications, les feuilles des détails d'achat etc.) conformément aux exigences des standards russes et internationaux.

Dans le système Search 5.0 parallèlement avec l'archive des documents on conduit la base de données des produits/projets créés à l'entreprise.

L'information dans cette base de données se trouve des spécifications archivées et les plans. Ayant lu la spécification, Search inscrit la nomenclature des éléments utilisés dans elle et les retient applicabilité. Simultanément avec cela Search produit dans l'archive de l'entreprise (plus exactement, dans tous les archives se trouvant) la scrutation des documents sur les produits utilisés à la spécification, en liant automatiquement les documents trouvés aux enregistrements de la spécification et les produits apportés à la base de données, les assemblages, les détails, les assortiments etc.

À la création par les utilisateurs des nouveaux documents, ainsi qu'à l'enregistrement à l'archive déjà trouvant, Search est vérifié avec la base de données des projets/produits et, si trouve dans elle l'enregistrement correspondant, lie automatiquement le projet au document archivé.

Nous examinerons la composition du projet.

Excepté la nomenclature de tous les projets élaborés à l'entreprise, Search permet de recevoir l'information sur la composition des produits produits avec la possibilité “les dévoilements” composition du projet et la rédaction du répertoire complet des documents entrant dans le projet. L'information sur la composition du projet peut être visualisée sur le sceau en forme du rapport.

Nous examinerons rendu de la composition du projet.

Recevoir la représentation complète sur le projet la visualisation graphique de la composition aidera: le schéma des liens du produit avec les projets/documents à l'entreprise.

En travaillant avec le schéma des liens du projet, l'utilisateur peut aussi naviguer entrant à elle les cartes, produire la navigation selon les projets/documents choisis à d'autres fenêtres Search, augmenter ou diminuer l'échelle de la représentation...

La visualisation de la composition du projet


Nous examinerons le sous-système du routage des documents et les travaux.

Cette cellule flexible assure la possibilité du travail de groupe sur le projet – les distributions des travaux ouvriers et le contrôle de leur exécution, l'envoi des documents et les requêtes ouvrières par un utilisateur à l'autre, la diffusion des messages et les avis.

Au fonctionnement de la documentation technique est très importante la question de l'accompagnement de la documentation à la longueur de tout le cycle de vie des produits produits par l'entreprise. Le changement des documents d'études et technologiques est strictement réglementé par les standards, demande l'émission des documents spéciaux (les avis des changements), les procédures sévères de la coordination de tous les changements et occupe souvent plus de temps, que l'élaboration et l'émission de la documentation. Le sous-système du routage des documents et les travaux se charge de l'automatisation de cette partie du procès de la conception.

Les fonctions principales du traitement des documents sont accomplies par la cellule flexible spéciale du routage des documents – la partie intégrante de l'archive électronique. La cellule flexible permet de décrire les routes principales agissant à l'entreprise du passage des documents et les lancer au travail. Pour le travail de la logique du traitement des documents à Search on utilise la langue spéciale du routeur, qui comprend le jeu d'instructions en russe et ne demande pas aux utilisateurs de quelques connaissances spéciales.

Ayant approvisionné la route en commentaires, ayant établi les délais de contrôle de l'exécution et ayant fixé à la route les documents nécessaires, l'utilisateur le lance.

Nous examinerons graphique annotation et le parcours des documents.

En train de la coordination des documents le routeur permet de leur apporter les remarques et les commentaires, récupérer les documents l'expéditeur pour la mise au point ou la correction des bogues. Il y a une possibilité supplémentaire pour les plans créés dans le système AutoCAD: le dépôt des remarques “par le crayon rouge” directement sur le champ du plan, et en outre le fichier lui-même du plan reste sans changements. Cette possibilité est assurée faisant partie Search par le programme du parcours rapide des plans.

Le contrôle de l'exécution du travail


Nous examinerons le contrôle de l'exécution des travaux.

Pour le contrôle du passage des documents selon les routes, ainsi qu'après l'exécution des travaux, à Search on utilise le système des priorités des travaux et l'installation des délais de contrôle de leur exécution. On assure la possibilité suivi après la marche de l'exécution, après le mouvement des documents en train du routage – qui des utilisateurs a au moment donné un travail, s'il est lu etc.

Nous examinerons les routes standard des documents.

En prenant en considération que le plus souvent les utilisateurs utilisent les mêmes routes des documents, le gestionnaire du système peut créer le répertoire des routes le plus souvent utilisées. Dans ce cas les utilisateurs ordinaires ne doivent pas étudier la langue du routeur – choisir assez la route nécessaire du répertoire.

Nous examinerons les profits de l'implantation des outils de gestion de programme par le traitement des documents électronique.

Les profits de l'implantation des outils de gestion de programme par le traitement des documents électronique peuvent même peser l'économie de la réduction des dépenses opérationnelles sur le traitement de la documentation en papier, puisque tels moyens contribuent à la mise en ordre en train de la conception, conduisent à l'augmentation de la qualité de l'exécution des travaux de projet et d'études, et par conséquent, et vers l'augmentation de la compétitivité de l'entreprise que permet d'intensifier la production, recevoir les nouvelles commandes et gagner l'argent.

Avec le système du traitement des documents électronique vous recevez:
- le stockage sûr des documents – baisse considérablement la probabilité de la perte du document ou l'accès à lui des personnes n'ayant pas droit à cela;
- la scrutation rapide des documents – pour celui-ci il ne faut pas déjà dépenser non cela que les heures, mais même les minutes;
- l'augmentation du niveau de service des clients aux frais de la réduction du temps de l'exécution du travail et la réduction de la quantité de bogues;
- le contrôle automatisé de la création et l'intégrité des nouvelles versions des documents, excluant les bogues dans leur authentification;
- l'approximation vers les standards ISO 9000 aux frais de la possibilité de l'implantation des procédures automatisées et standardisées de la gestion des documents;
- la possibilité de recevoir l'information actuelle sur le statut du projet (l'état de l'élaboration, le chargement et l'activité des collaborateurs);
- la planification du chargement des collaborateurs par le travail;
- l'automatisation des procédures standard (l'élaboration parallèle du produit, la tenue des changements, la construction des divers rapports selon le projet etc.).


Les sources:
1. Lebedev I. Système du traitement des documents électronique technique: trois sources, trois éléments et la masse des profits//CADmaster, #3, 2000 [http://csf.ru/file/V wGiudrwhVUQgCHV8295111/cm_03_dokumentooborot.pdf]
2. Intermech Search [http://www.intermech.ru/search.htm]

L'auteur: Челябэнергопроект
La date: 22/07/2009

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