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Die Wahl des Dokumenten-Management-Systeme auf Turnkey-Basis für Unternehmen, die Design Arbeit zu verrichten
Ein beliebiges System des Dokumentendurchlaufes, unabhängig von ihrer Komplexität, verfügt über den Satz der Charakteristiken, die man bei der Bestimmung der Forderungen zum System berücksichtigen muss. Der vorliegende Artikel ist zum Ziel geschrieben, der Person, fassend die Lösung über die Einführung des Systems des Dokumentendurchlaufes zu helfen, die Liste der Forderungen zum System zu bestimmen und, die richtige Auswahl zu machen.

In den laufenden Moment stößt zusammen der Leiter der Organisation, die die Projektarbeiten erfüllt, bei der Annahme der Lösung über die Büroautomatisierung mit dem Problem der Auswahl des Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes (en.: Electronic Document Management, EDM), die mit dem meisten Erfolg die gestellten Aufgaben entscheiden könnte und hätte die Investitionen auf die Einführung rechtfertigt. Auf dem Markt der Software ist eine Menge der Lebensmittel der gegebenen Klasse, wie ausländisch, als auch der einheimischen Produzenten vorgestellt. Auch existiert die ausreichende Zahl der Materialien nach dem Vergleich solcher Systeme untereinander und der Beschreibung der Vorteile irgendwelchen konkreten Produktes vor den Übrigen. Sich damit zu klären, ob das Softwareprodukt die Aufgaben des Dokumentendurchlaufes für die vorliegende Organisation entscheiden kann es ist bis zum Kauf des Systems notwendig. Im Verlauf des Betriebes des misslungenen Erwerbs kann sich erweisen, dass das gekaufte Produkt die Erweiterung der Funktionalität, der großen Datenmengen nicht unterstützt, hat die festgesetzte Logik oder die Probleme mit der Sicherheit.

Im klassischen Verständnis ist die Forderung eine Fähigkeit des Softwareproduktes, die Bedürfnisse des Benutzers zu befriedigen. So muss man analysieren das gegenständliche Gebiet und die Verhandlungen mit den Verkäufer/Hersteller EDM hinsichtlich der Befriedigung der gestellten Forderungen durchführen. Die Forderungen wird es vorgeschlagen, auf die Teams unterzuteilen:
- die Geschäftsforderungen;
- die Forderungen zur Software.

Das erste Team enthält die Beschreibung der Prozesse, die in Informationsfluss der Organisation teilnehmen, die es angenommen wird, zu automatisieren. Das zweite Team enthält die Beschränkungen und die Wünsche zur Software des Systems des Dokumentendurchlaufes und den begleitenden Fragen.

Die Geschäftsforderungen schließen die folgenden Abschnitte ein:
- die Benutzer des Systems;
- der Aufbewahrungsort der Daten;
- die Arbeit mit den Dokumenten;
- die Arbeit mit der Geschäftslogik.

Die Forderungen zur Software bestehen aus den Forderungen zu den Ressourcen, der Bequemlichkeit der Begleitung und der Bequemlichkeit der Nutzung. Wir betrachten jeden der Abschnitte bis ins Einzelne.

Wir betrachten die Kennzeichnung der Benutzer und die Arbeit im System.

Die Kennzeichnung der Benutzer schließt zwei Grundkonzeptionen – die Echtheitsbestätigung und die Autorisation ein. Die Echtheitsbestätigung ist eine Fähigkeit, die Persönlichkeit des Benutzers zu bestätigen. Die Autorisation beschäftigt sich mit der Überlassung des Zuganges auf bestimmte Daten oder die Operationen, unter der Bedingung, dass jener Benutzer, für er sich wen ausgibt.

In Informationsfluss die Organisationen kann eine Menge der Menschen zugezogen sein, hinter jedem von denen ist die Reihe der erfüllten Operationen und das Team der Dokumente gefestigt, von der er arbeitet. Mit anderen Worten treten die Mitarbeiter in einer bestimmten Rolle bezüglich des Systems des Dokumentendurchlaufes auf. Ein natürlicher Wunsch wird die Erwartung der Unterstützung im Softwareprodukt solcher Rollen.

In der gegebenen Etappe werden die Forderungen zur Sicherheit des Systems – die Echtheitsbestätigung und die Autorisation, sowie der Forderung zur Unterstützung der Arbeit verschiedener Typen der Benutzer festgestellt.

Falls das System des Dokumentendurchlaufes den Mechanismus der Echtheitsbestätigung verwenden, muss man welches Protokoll aufklären gewährleistet die Sicherung der Pipe der Daten (SSL, TLS, anderen), ob die Anschlüße der nebensächlichen Klienten möglich sind, welches Protokoll die Datenübertragung gewährleistet. Ein großes Plus des Systems wird die Möglichkeit der Nutzung des Systems der Echtheitsbestätigung der dritten Seite – LDAP, Kerberos, Novell Netware, PAM, winbind u.ä. wird Es zulassen, den zentralisierten Mechanismus der Kennzeichnung der Benutzer in der Organisation zu verwenden, sowie wird ihnen mehr Bequemlichkeiten bei der Arbeit mit verschiedenen Systemen gewähren.

Zu den Fragen der Autorisation im System des Dokumentendurchlaufes verhalten sich die Mechanismen der Abgrenzung des Datenzugriffes und den Funktionen des Systems. Es, zum Beispiel, sieht das Vorhandensein der Möglichkeit beim Leiter der Abteilung, alle Dokumente durchzusehen, an denen die Mitarbeiter der Abteilung arbeiten, während jeder Mitarbeiter nur den Teil der Arbeit sieht die Dokumente nicht, an denen andere arbeiten. Das vorliegende Herangehen lässt zu, die Abgrenzung des Zuganges auf die Dokumente zu beachten, jeder Arbeiter sieht nur nötig ihm nach der dienstlichen Tätigkeit des Teams der Dokumente. Jedes der Dokumente kann die für ihn bestimmten Zugriffsrechte auf die Lektüre, die Veränderung, das Löschen haben. Sehr nützlich erweisen sich die Benutzergruppen und die Delegierung der Zugriffsrechte zu den Dokumenten. Mit Hilfe der Teams des Zuganges kann man den Zugang auf die Dokumente für die Abteilungen der Organisation, des Kollektivs der Mitarbeiter, die am abgesonderten Projekt arbeiten organisieren. Die Delegierung ist im Falle der Abwesenheit des Mitarbeiters verantwortlich für die Arbeit am Dokument und der Notwendigkeit ihre Fortsetzung in seiner Abwesenheit notwendig. Zum Beispiel, der Abteilungsleiter, in die Dienstreise abgefahren, kann die Rechte für die Arbeit am Dokument dem Stellvertreter delegieren.

Wir betrachten eine Organisation des Aufbewahrungsortes der Dokumente.

Die Organisation des Aufbewahrungsortes der Dokumente ist einer der wichtigsten Faktoren der Produktivität des Systems des Dokumentendurchlaufes. Bei der misslungenen Struktur des Aufbewahrungsortes kann die Geschwindigkeit der Arbeit mit den Dokumenten je nach der Gefülltheit der Datenbasis wesentlich sinken. Deshalb, die vorliegende Art der Forderungen betrachtend, muss man den quantitativen Umfang der Dokumente (die Daten), zirkulierend in der Organisation deutlich vorstellen. Die Operationen kritisch zur Datenmenge ist eine Ergänzung, die Suche des Dokumentes, die Durchsicht der Liste der Dokumente, die Sortierung. Als Analogie kann man das Beispiel mit dem Dateisystem anführen. Es ist genügend vorzustellen, dass sich alle Dateien in einen bestimmten Katalog von allen Benutzern des Systems bilden. Beim Vorhandensein im Katalog der großen Menge der Dateien etwa einige Tausende, die Arbeit mit den Dateien beginnt, die Unbequemlichkeiten zu veranlassen.

Um den Umfang Informationsfluss vorstellen muss man für alle enthüllten Unterabteilungen und Mitarbeiter der Organisation die mittlere Zahl der Dokumente, die bei ihrer normalen Tätigkeit zirkulieren zu bestimmen. Auch ist nötig es die Perioden der Pikbelastung zu betrachten, wenn diese existieren. Es können die Perioden quartal-, der Jahresberichte, die Saisonerhöhungen der geschäftlichen Aktivität der Partner im Business usw.

sein Wir betrachten ein folgendes Beispiel. Es gibt einige Organisation, die die Projektarbeiten erfüllt. In den laufenden Moment trägt die Tätigkeit der Organisation den stabilen Charakter, in die nächsten Jahre wird die Vergrößerung der Basis der Besteller auf 40% geplant. Der Verkauf einer Projektdienstleistung wird von der Bildung drei Dokumente – der Vertrag auf die Überlassung der Projektdienstleistung, den Akt der Aufnahme der Aufgabe der Arbeiten, den Vertrag auf die Nachprojektbedienung begleitet. Im Tag werden durchschnittlich 5 Projektarbeiten erfüllt. Während der Sommerperiode nimmt die Zahl der erfüllten Arbeiten dreimal zu. Am Anfang des nächsten Jahres begeben sich die Dokumente ins Archiv für das vergangene Jahr. Insgesamt ist im Jahr die folgende Zahl der Dokumente gehabt: für die Hauptmonate (die Zahl der Monate * die Zahl der Projektarbeiten * die Zahl der Dokumente auf die Projektarbeit * die Zahl der Tage im Monat) – 9*5*3*30 = 4050 Dokumente, für sommer- 3*5*3*3*30 = 4050. Wir bekommen 8100 Dokumente im Jahr, unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Vergrößerung der Basis der Besteller – 11340 Dokumente. So soll das System des Dokumentendurchlaufes die ständige Produktivität bei der Zahl der Dokumente bis zu 12000 gewährleisten.

Auch braucht man, die Möglichkeit der gleichzeitigen Arbeit mit dem Server des Dokumentendurchlaufes einiger Benutzer gleichzeitig zu beachten. Dazu muss man in Ergänzung zur vorhergehenden Forschung die Zahl der Benutzer, die mit den Dokumenten arbeiten verfolgen. Im Ideal soll die Produktivität des Systems bei der gleichzeitigen Arbeit aller Benutzer des Systems nicht fallen. Aber es ist der Sonderfall und am meisten wird sich wahrscheinlicher erweisen, dass es für die Lösung der alltäglichen Aufgaben keine Notwendigkeit allen Benutzern des Systems gibt, mit ihr gleichzeitig zu arbeiten.

So die vorhergesagten Belastungen auf den Server bekommen, kann man sich welche maximale Belastung nach der Menge der Dokumente vorstellen und gleichzeitig soll der arbeitenden Benutzer das System ertragen.

Anderer wichtiger Faktor, ohne dessen Vorhandensein der elektronische Dokumentendurchlauf den Sinn nicht hat ist eine Suche der Dokumente im Aufbewahrungsort. Um sich welcher Art die Suche zu klären ist es erforderlich, muss man die typischen Operationen nach der Suche der Dokumente im Papierarchiv oder der Kartothek betrachten. Es ist wichtig, nach welchen Kriterien zu bemerken geht die Suche. Zum Beispiel, in der betrachteten Organisation wird die Suche nach dem Titel der Organisation-Partners sehr oft erzeugt, für die seltenen Fälle wird die Suche nach der Benennung der gewährten Dienstleistung durchgeführt. Also soll das System der Suche die Suche des Dokumentes nach den Feldern des Dokumentes, für den gegebenen konkreten Fall nach den Angaben des Bestellers und der Bedingung des Geschäftes gewährleisten. Es kann sich notwendig die kontextabhängige Suche nach den angelegten Dateien erweisen. Zum Beispiel, wenn an das Dokument die Datei ins Format MS Office Word oder Open Office verbunden ist und man muss dieses Dokument von der Phrase aufsuchen, die in die angelegte Datei eingeht. Auch muss man die Produktivität der Suche der Dokumente bei der Vergrößerung der Zahl der Dokumente, gespeichert in der Datenbasis aufklären.

Zur Frage über die Datenmenge verhält sich auch die Komprimierung der Dokumente. Wenn Informationsfluss in der Organisation ziemlich groß ist und (sieht oder) die Lage über den Dokumentendurchlauf die Komprimierung der Dokumente vor, so muss man zum elektronischen Dokumentendurchlauf für die Durchführung solcher Operationen fordern. Es existieren etwas mögliche Weisen der Durchführung der Komprimierung – die Aufnahme auf die ersetzbaren Träger, die Verschiebung darin DB usw. Wenn in der Organisation sind die Operationen nach der Arbeit mit den Archivdokumenten – die vereinfachte Suche vorgesehen, die Lektüre wird u.ä., so sollen natürlich und in der elektronischen Variante die gegebenen Operationen durchgeführt. Für die betrachteten Systeme des Dokumentendurchlaufes muss man die Möglichkeit und die Einfachheit der Durchführung der ähnlichen Operationen aufklären.

Es ist nötig auch aufzuklären, wie sich der Aufbewahrungsort im Falle der Störung der Datenbasis benehmen wird. Zum Beispiel, die Störungen in der Stromversorgung oder dem Verbindungskanal. Ob die Ganzheit der ganzen Basis dabei im äussersten Fall verletzt sein wird oder wird sich beschädigt nur das Dokument erweisen, über dem die Arbeit zur Zeit der Störung durchgeführt wurde. Ob man bei den Lieferanten aufklären muss wurden die Tests des ähnlichen Geschlechtes durchgeführt und, ihre Ergebnisse zu erkennen.

Der letzte Faktor, der im gegebenen Abschnitt betrachtet wird, ist für die grossen Organisationen habend die verteilte Struktur interessant. Es ist die Replikation der Daten. Der vorliegende Mechanismus lässt zu, den Zugang auf die identischen Daten auf einigen Servern sofort zu bekommen, was zulässt, die Belastung auf des Servers der Daten und die Verbindungskanäle zu verringern. Das Elementarbeispiel der Durchführung der Replikation ist ein Aufbewahrungsort der gesetzgebenden Basis. Zum Beispiel, der hauptstädtische Server der Organisation enthält die gesetzgebende Basis des Staates. Die Filialen auf dem Gebiet wiederholen die vorliegende Basis auf des Servers und die Benutzer aus den Gebieten behandeln an die regionalen Aufbewahrungsorte der Dokumente. So geht bezüglich der gesetzgebenden Basis die Datenübertragung zwischen der Hauptstadt und den Gebieten aus dem Zentrum in die Regionen – die Ergänzung der Datenbasen, und die Lektüre der Dokumente geschieht auf den regionalen Servern. In diesem Fall sinkt die Belastung auf den zentralen Server und die Pipen der Daten zum Zentrum. In einigen Fällen kann die Möglichkeit der Veränderung der Dokumente in den Regionen mit der Sicherung der Veränderungen für die ganze Organisation gefordert werden. In diesem Fall soll das System der Replikation den Mechanismus der Veränderung und der Synchronisation der Dokumente unterstützen. Wieder ist es erforderlich, das Vorhandensein des Bedürfnisses nach solchen Operationen in der Tätigkeit der Organisation und entsprechend aufzuklären, die Forderungen zum System des Dokumentendurchlaufes abzufassen.

Wir betrachten Arbeit mit den Dokumenten.

Die Flexibilität des Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes klärt sich von jenen Möglichkeiten in vieler Hinsicht, die sie für die Arbeit mit den Dokumenten gewährt. Eine ideale Variante ist der Fall, wenn die existierenden Papierdokumente die äquivalente Abbildung in der elektronischen Form haben, mit anderen Worten sieht das Dokument eines Typs auf dem Papier und am Bildschirm identisch aus. Dazu ist das Vorhandensein des Editors der Typen der Dokumente und der Konstrukteur der Formen für die Typen der Dokumente notwendig. Der Letzte soll die Möglichkeit der Zusammenstellung der Struktur des Dokumentes mit Hilfe verschiedener Felder, die Bildung und die Editierung der Felder gewährleisten. Sehr nützlich erweisen sich die wildcard Felder, die die Informationsinformationen enthalten. Zum Beispiel, für die Einführung des Dokumentes des Typs wird der Frachtbrief die Eintragung der Angaben des Bestellers gefordert. Die Informationsbasis der geschäftlichen Partner habend, kann man den notwendigen Partner auswählen und seine Angaben werden ins Dokument automatisch eingetragen sein.

Auch muss man die typischen Operationen mit den Dokumenten betrachten, durchgeführt in der Organisation und die Möglichkeit ihrer Durchführung in EDM aufzuklären. Wonach die Bequemlichkeit der Nutzung der gegebenen Operationen aufzuklären. Die öftesten Operationen sind die Bildung, die Suche und die Editierung des Dokumentes.

Bei der Arbeit mit der großen Menge der eingehenden und stammenden Korrespondenz wird das Konvertieren der Dokumente aus anderen Typen der Dateien, die Möglichkeit der Aufbewahrung der Dokumente anderer Formate im Aufbewahrungsort von Interesse sein.

Das Vorhandensein der Funktion der Geschichte des Dokumentes oder Journaling der Operationen wird zulassen, die Handlungen zu verfolgen, die über dem Dokument im Laufe von seinem Leben durchgeführt sind. Es wird ermöglichen, von welchem Benutzer aufzuklären es wurde diese oder jene Operation durchgeführt.

Noch ein nützlicher Mechanismus der Arbeit mit den Dokumenten ist die Observation der Versionen der Dokumente. Es kann sich nützlich bei Vorhandensein von der großen Menge der Vollzieher, die mit dem Dokument arbeiten erweisen, jeder von denen kann das Dokument editieren. Der Vollzieher, am Dokument arbeitend, editiert es und erstellt die Version des Dokumentes. Der für das Dokument verantwortliche Mitarbeiter sammelt die Versionen des Dokumentes, von jedem Vollzieher seinen Teil der Arbeit ausgewählt, und bekommt die endgültige Variante des Dokumentes. Zum Beispiel, in die analytische Abteilung auf die Nacharbeit hat das Dokument gehandelt, das aus drei Teilen besteht: die Analyse des Problems, den Vorschlag der Lösung und die Einschätzung der zukünftigen Ergebnisse. Die Durcharbeitung jedes der Teile des Dokumentes war den Mitarbeitern Und, und In entsprechend aufgetragen. Jeder von ihnen hat in den Teil korrigiert und hat die Version des Dokumentes erstellt. Danach hat der Abteilungsleiter die neue Version des Dokumentes gemacht, sie aus den Teilen der Dokumente vorbereitet von den Vollziehern – der Teil gesammelt “die Analyse” von Und, “Der Vorschlag der Lösung” von und “die Einschätzung der Ergebnisse” vom Jh. EDM lässt zu, die ähnlichen Operationen und bei der gemeinsamen Arbeit mit den Dokumenten zu prüfen, die Bildung der endlichen Versionen zu vereinfachen.

Die Möglichkeit der digitalen Unterschrift des Dokumentes, zuzulassen, das Rezensieren und die Echtheitsbestätigung des Dokumentes durchzuführen. Solche Unterschrift soll die Authentizität der Persönlichkeit, die das Dokument unterschrieb, und der Uhrzeit garantieren, wenn diese Unterschrift durchgeführt war. Die Echtheitsbestätigung der Unterschrift kann sich mit Hilfe der allgemeinverständlichen offenen Schlüssel verwirklichen, während das Dokument unterschreiben es kann nur der Besitzer des geschlossenen Schlüssels. Die Informationen über den Mechanismus realisierend die Unterschriften bekommen, muss man die Immunität der Algorithmen der Chiffrierung und die Möglichkeit des Zuganges auf die geschlossenen Schlüssel aufklären.

Wir betrachten Arbeiten mit Business-Logik.

Die Schriftführung meint nicht nur die Aufnahme und die Extraktion der Dokumente aus dem Aufbewahrungsort, sondern auch der verschiedenen Handlung über den Dokumenten – das Rezensieren, die Arbeit an den Dokumente, verschiedene Prozesse, die bewirkend und in der Tätigkeit diese Dokumente verwenden. Es ist unmöglich, den Programmkomplex, der automatisierend und unter die Prozesse der Schriftführung aller Organisationen herankommt, erfüllend die Projektarbeiten zu erstellen. Andererseits kann Anpassung an der existierenden Prozesse unter das eingeführte Programm wegen vieler Faktoren – von der Unmöglichkeit durchfallen, den Prozess unter den elektronischen Dokumentendurchlauf bis zur Sabotage von den Mitarbeitern der Automatisierung ihrer Prozesse in Zusammenhang mit dem Verstoß ihrer gewohnheitsmäßigen Arbeit umzuordnen.

Also soll das System des elektronischen Dokumentendurchlaufes über den Mechanismus verfügen, zulassend, die Geschäftsprozesse der Projektorganisation zu realisieren und ist unter sie biegsam, nachgestellt zu werden.

Eine der am meisten verbreiteten Funktionen der Systeme des elektronischen Dokumentendurchlaufes ist die Arbeit mit der Route des Dokumentes. Es ist für die Organisationen habend die Lage über die Schriftführung notwendig, in der die Arbeit mit verschiedenen Arten der Dokumente reglementiert wird. Zum Beispiel, die Anforderung vom Klienten handelt in die Kanzlei, dann dem Abteilungsleiter nach der Arbeit mit den Klienten, er ernennt den Mitarbeiter für das Ausführen des gegebenen Jobs seinerseits. Nach dem Ausführen der Arbeit bildet der Mitarbeiter den Bericht und richtet das Dokument zurück in die Kanzlei. Auf jeder der Etappen sind irgendwelche zusätzliche Aufgaben für die Person möglich, die mit dem Dokument arbeitet. EDM soll die Durchführung der ähnlichen Operationen unterstützen. Die Editierung der ähnlichen Handlungen soll möglichst wenig die Schwierigkeiten (veranlassen zusätzlich siehe die Abschnitte die Bequemlichkeit der Begleitung und die Bequemlichkeit der Nutzung). Wenn das angebotene Produkt die Möglichkeit der Bildung der eigenen Routen und die Editierung (die Bildung) der Anwenderaufgaben und der Handlungen mit Hilfe eingebaut der scripting Sprachen enthält, so gewährt es die umfassenden Möglichkeiten nach der Erweiterung der Funktionalität des Systems in der Zukunft.

Wir betrachten die Forderungen zu den Ressourcen.

Die Forderungen der gegebenen Art bestehen aus der Forderung zu hardware- und der Software. Die Forderungen zur Hardwareversorgung stammen aus den Forderungen zu den Softwareprodukten unmittelbar, die das System des elektronischen Dokumentendurchlaufes und die zusätzlichen Softwareprodukte bilden.

Die erste Frage, die es im gegebenen Kontext den Lieferanten des Softwareproduktes aufzugeben ist nötig – inwiefern selbstgenügsam ist das gelieferte System, d.h. man muss welche zusätzliche Softwareprodukte aufklären werden gefordert und (oder) können sich der Arbeit mit dem System und die Fragen ihres Kaufes und der Lizenzierung benötigen.

Hauptprogrammforderung ist die Forderung zum Betriebssystem, das sich für server und des Kundenteiles am wahrscheinlichsten unterscheiden wird. Ob man Hier zu arbeiten das vorliegende Produkt auf den vorhandenen in die Projektorganisation schon Versionen der Betriebssysteme aufklären muss.

Vom öftesten Produkt der dritten Seite, das für die Arbeit des eingeführten Systems des Dokumentendurchlaufes gefordert wird, ist DBMS für den Aufbewahrungsort der Daten. Die normale Arbeit des Kundenplatzes kann das Vorhandensein irgendwelchen der Büropakete fordern. In diesem Fall muss die Aufmerksamkeit den Fragen der Vereinbarkeit der Dokumente aus den schon verwendeten Büropaketen damit auch widmen, mit denen der Kundenplatz arbeitet.

Der Hardwareteil soll die geforderte maximale Produktivität, wie auf dem Kundenplatz, als auch auf die server Teile gewährleisten. Zum Beispiel, wenn auf dem Kundenplatz ein Mitarbeiter im Tag hundert Dokumente einführt, und anderer zwei Dokumente, so ist natürlich, dass erstem der mehr produktive Arbeitsplatz notwendig ist.

Wir betrachten einen Wert des Produktes und seiner Einführung.

Der endliche Wert der Einführung des Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes in der Organisation, die die Projektarbeiten erfüllt, kann sich vom Wert dieses Systems im prajs-Blatt sehr stark unterscheiden. Meistens klärt sich der zusätzliche Wert vom vorhergehenden Punkt ist ein Wert der Softwareprodukte und des Hardwareteiles.

Die Forderungen zum Betriebssystem können den Einkauf der notwendigen Versionen des Betriebssystemes für kunden- und die server Teile veranlassen. Unter Anwendung von DBMS seinen aussenstehenden Hersteller muss man abgesondert (meistens kaufen wenn DBMS war früher nicht gekauft). Die Abhängigkeit des Kundenplatzes von den Büropaketen meint ihr Vorhandensein und, also in einigen Fällen den Erwerb, was den Wert des Produktes auf den Preis eines Büropaketes für einen Kundenplatz wesentlich vergrössern kann. Es ist die wahrscheinlichsten Abhängigkeiten. Jedoch können und andere sein. Deshalb ist es für die gestellten Geschäftsforderungen zum System des elektronischen Dokumentendurchlaufes notwendig, die Analyse der Abhängigkeit von der aussenstehenden Software durchzuführen.

Zum Beispiel, das System kann das aussenstehende kommerzielle Softwareprodukt für die Echtheitsbestätigung der Benutzer oder für das Konvertieren der Dokumente für verschiedene Büropakete fordern.

Nach der Klärung der Forderungen zur Software ist nötig es sich zu klären, ob die laufende Hardwarebasis für die Lösung der gegebenen Aufgaben befriedigt. Als die unangenehme Überraschung kann sich erweisen, dass sich die alten Rechner ungenügend produktiv dazu erweisen werden.

Zum Wert des Softwareproduktes kann die technische Unterstützung gehören. In einigen Fällen kann die Unterstützung für einen Zuschlag geliefert werden. Ob es auch aufzuklären ist nötig es geht in den Wert des Systems die Anpassung unter die konkrete Organisation ein oder wird es für einen Zuschlag geliefert. Kann sich erweisen, was verkauft wird “nackt” das System, den Wert der Anpassung und der Vorbereitung der Lösung kann zum Wert des Systems an Ort und Stelle vergleichbar sein.

Noch ein Abschnitt der Aufwände ist die Ausbildung der Mitarbeiter für die Arbeit mit dem neuen System. Dazu kann die Einladung der Fachkräfte des Lieferanten des Softwareproduktes, die Organisation der inneren Seminare für die Mitarbeiter, der Einkauf der zusätzlichen ausbildenden Materialien gefordert werden.

Zusammenfassung den Wert aller nochmaligen Aufwände kann man so die Summe bekommen es ist den widerspiegelnden Wert der Einführung des elektronischen Dokumentendurchlaufes am meisten voll.

Wir betrachten eine Bequemlichkeit der Begleitung.

Technisch klärt sich die Bequemlichkeit der Begleitung des Systems vom Vorhandensein des Systems der Hilfe, der Komplexität der Anpassung des Systems unter das konkrete gegenständliche Gebiet, der Möglichkeit ihrer Erweiterung und die Notwendigkeit der Heranziehung des aussenstehenden Personals für die Erweiterung oder die Anpassung des Systems. Hier muss man, wie die Erweiterung des Systems erzeugt zu werden, inwiefern diese Frage in der Dokumentation widergespiegelt ist aufklären, und ob man die Mitarbeiter der Organisation, die das System gewährte dazu heranziehen muss. Bezüglich der Dokumentation zum System, es ist nötig die Übereinstimmung die Informationsinformationen der laufenden Version des Systems zu prüfen, weil die Auskunft für die vorhergehende Version des Produktes gebildet sein kann. Es folgt auch gerade die Frage darüber zu stellen, ob solche Aspekte des Systems existieren, die in der Dokumentation nicht widergespiegelt sind auch als die vorliegende Frage erlaubt wird. Ein großes Plus wird das Vorhandensein des elektronischen ausbildenden Kurses nach der Arbeit mit dem System, wie demonstrations-, als auch interaktiv.

Von der planmäßigen Seite, die Begleitung ist ein Erhalten der technischen Unterstützung seitens der Lieferanten des eingeführten Systems. Hier muss man aufklären auf welche Weise es wird die ähnliche Unterstützung – telefonisch, e-mail gewährt werden, ICQ u.ä. ist die Wichtige Frage für Anfang der Nutzung des Systems eine Vorbereitung der fertigen Lösung und die Ausbildung des Personals. Erstes bedeutet, dass nicht das reine System, und schon die für die vorliegende Projektorganisation vorbereitete Lösung mit den Dokumenten, den Typen der Benutzer, den Aufgaben u.ä., charakteristisch für die vorliegende Organisation gekauft wird, die die Projektarbeiten erfüllt. Die wahrscheinlichsten Handlungen sind die Abfahrt der Fachkraft des Vollziehers für das Studium des gegenständlichen Gebietes und der Vorbereitung der Lösung oder die Einladung des Experten des gegenständlichen Gebietes für das Erhalten von ihm der notwendigen Informationen in diesem Fall.

Wir betrachten Usability.

Die Bequemlichkeit in der Nutzung ist eine Bequemlichkeit der Arbeit mit dem System für den Endbenutzer. Der einfachste Pfad für die Bestimmung es besteht in der Betrachtung der Komplexität des Ausführens von den Benutzern der typischen Operationen mit den Dokumenten. Zum Beispiel, man, dass dem Benutzer machen muss, um das Dokument – wieviel der Menüpunkte zu erstellen zu gehen, man ist wieviel die Bewegungen zu machen, was die Maus, von der Tastatur einzuführen. Zum Kriterium der Einfachheit dient die Zahl und die Fassbarkeit der konsequenten Operationen. Es kann man aufklären, mit dem System oder ihrer Demoversion nur gearbeitet.

Zum Beispiel, es gibt zwei Varianten der Bildung des neuen Dokumentes.
1. Der Druck der Befehlsschaltfläche vom entsprechenden Symbol auf der Funktionsleiste.
2. Die Auswahl des Menüs: der Service-> die Operationen über den Dokumenten-> die Bildung des neuen Dokumentes-> der Frachtbrief Es sich ergibt, dass die erste Variante die kleinere Zahl der Operationen für die Bildung des Dokumentes fordert. Beim einzelnen Ausführen der Operation kann solcher Vergleich nicht ganz passend, jedoch erscheinen, wenn ein tägliches Ausführen etwa solche 100-200 Operationen zu betrachten, so wird der Unterschied wichtig sofort.
Wir betrachten eine verallgemeinerte Liste der Forderungen.

Niedriger ist die kurze Zusammenfassung auf den betrachteten Forderungen vorgestellt.

I. Die Geschäftsforderungen
Die Kennzeichnung der Benutzer
1. Die Echtheitsbestätigung
- die Geborgenheit des Protokolles der Verbindung
- die Integrierbarkeit mit den existierenden Systemen der Echtheitsbestätigung der Benutzer
2. Die Autorisation
- die Möglichkeit der Organisation verschiedener Niveaus des Datenzugriffes für die Benutzer und der Benutzergruppen
- die Organisation des Arbeitsplatzes unter die Funktionen, die vom Benutzern oder von den Benutzergruppen
erfüllt werden - die Abgrenzung der Zugriffsrechte zu den Dokumenten
- die Möglichkeit der Installation verschiedener Zugriffsrechte zu den Dokumenten (die Lektüre, die Editierung, das Löschen u.ä.) für die Benutzer und der Benutzergruppen
- die Delegierung der Zugriffsrechte zum Dokument von einer Person anderem
Der Aufbewahrungsort der Dokumente
1. Die Produktivität des Aufbewahrungsortes gegebenen
- die Abhängigkeit der Geschwindigkeit der Arbeit mit den Dokumenten von der Zahl der Dokumente in der Datenbasis und der Zahl gleichzeitig der Beschäftigten mit dem System der Benutzer
2. Die Suche der Dokumente
- die Suche nach den Feldern des Dokumentes
- die kontextabhängige Suche nach angelegt (verbunden) den Dateien
3. Die Komprimierung der Dokumente
- die Fragen der Komplexität der Extraktion der Dokumente aus dem Archiv (die Suche, die Lektüre)
4. Die Immunität des Aufbewahrungsortes zu den Störungen der Datenbasis
5. Die Replikation gegebenen
- nur für die Lektüre
- mit der Möglichkeit der Sicherung der Veränderungen
Die Arbeit mit den Dokumenten
1. Die Arbeit mit den Typen der Dokumente
- die Bildung der neuen Typen
- das Vorhandensein des Konstrukteurs der Formen
- des informations Feldes
- die Geschichte des Dokumentes
- die Observation der Versionen der Dokumente
2. Das Konvertieren der Dokumente
- das Scannen
- der Import aus anderen Formaten der Dateien
3. Die elektronische digitale Unterschrift
Die Arbeit mit Business-Logik
1. Die Routen der Bewegung der Dokumente
2. Die Jobs (die Aufgaben) für die Benutzer
3. Die Arbeit mit den Anwenderdrehbuchern
II. Die Forderungen zur Software
Die Forderungen zu den Ressourcen
1. Das Betriebssystem
2. DBMS
- die Notwendigkeit des Erwerbs aussenstehend DBMS
3. Die Abhängigkeit von den aussenstehenden Lebensmitteln
- das Vorhandensein der zusätzlichen Software für die Arbeit des Systems
4. Der Hardwareteil
- die Produktivität der Rechner
Der Wert des Produktes
1. Der Wert der zusätzlichen Software
- DBMS, die Büropakete, andere Software
2. Der Einkauf der neuen Ausrüstung
3. Die Kosten die Ausbildung des Personals
4. Die Kosten die Vorbereitung der fertigen Lösung
Die Bequemlichkeit der Begleitung
1. Die Dokumentation
- die Übereinstimmung die Dokumentation der laufenden Version des Produktes
- das Vorhandensein der elektronischen ausbildenden Materialien
- die Beleuchtungsstärke der Fragen der Erweiterung des Systems
2. Die Möglichkeiten der Erweiterung des Systems
3. Die technische Unterstützung des Systems
Die Bequemlichkeit der Nutzung
1. Die Einfachheit des Ausführens der grundlegenden Operationen des Benutzers
- die Fassbarkeit der verwaltenden Elemente
- die Zahl der elementaren Operationen für das Ausführen der Handlungen.

Heute kann man die folgenden Lösungen von den führenden Gesellschaften-Herstellern markieren, die in der Sphäre der Automatisierung der Arbeit mit den Dokumenten arbeiten: der Boss-Referent, GranDok, die Sache, den Euphrat-Dokumentendurchlauf, CompanyMedia, Directum, des DIS-Systems, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

EDM ist in erster Linie das System, zulassend, alle Musteraufgaben des elektronischen Dokumentendurchlaufes für die Arbeit mit den Dokumenten – der Registrierung und die Einführung der Dokumente, die Suche der Dokumente zu entscheiden, das Routing, die Bildung der Berichte, die Führung des Archives, die Errichtung von den Zugriffsrechten im System. Deshalb bei der Auswahl EDM muss einfach man sich darin überzeugen, dass das System das Ausführen solcher Aufgaben wirklich gewährleistet. Um die Vorstellung über die Möglichkeiten der Systeme, zulassend zu bekommen, den elektronischen Dokumentendurchlauf zu organisieren, es war die Tabelle mit dem notwendigen Satz Funktionelle gebildet. Wie gezeigt bemühen sich in der Tabelle, alle vorgestellten Systeme, und deshalb mit der Zeit Schritt zu halten verfügen fast über alle notwendige Funktionalität. Aufs beste kommen mit den Musteraufgaben des elektronischen Dokumentendurchlaufes die Systeme die Sache, den Euphrat-Dokumentendurchlauf, DocsVision und LanDocs zurecht.

Die bedingten Bezeichnungen der Systeme in den Tabellen: der Boss-Referent (Б-Р), GranDok (ГД), die Sache (), den Euphrat-Dokumentendurchlauf (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), des DIS-Systems (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W).

Die Erklärungen zu den Tabellen: “+” – gibt es die Möglichkeit, “-” – gibt es keine Möglichkeiten, “+/-” – ist oder der äusserlichen Software, optional “ -/+” – die unvollständige Funktionalität der Möglichkeit.

Die Hauptmöglichkeiten der Systeme EDM
Die Hauptmöglichkeiten EDM


Der Wert des Servers und der Lizenzen
Der Wert des Servers und der Lizenzen


Das Zugängliche Instrumentarium für die Anpassung des Systems
Das Zugängliche Instrumentarium für die Anpassung des Systems


Die Erfahrung der Einführung der Systeme
Die Erfahrung der Einführung der Systeme


Die Zusätzlichen Möglichkeiten der Arbeit mit dem System
Die Zusätzlichen Möglichkeiten der Arbeit mit dem System


Die Zuverlässigkeit, die Sicherheit
Die Zuverlässigkeit, die Sicherheit


Laut der durchgeführten Forschung DSS Consulting, eine Hauptweise der Auswahl der Systeme des elektronischen Dokumentendurchlaufes war die selbständige Suche der Informationen über das System im Netz das Internet, oder in anderen Quellen, zu einer Gesellschaft EDM ist dank dem Helfer des Generaldirektors gekommen, der eine Berufserfahrung mit dem vorliegenden System früher hatte. Es ist das Prozent (31%) der direktiven Auswahl EDM seitens der übergeordneten Führung nach wie vor groß. Auf dem dritten Platz in der Liste der populären Weisen der Auswahl EDM – die Durchführung geöffnet, oder des geschlossenen Tenders, durch deren Ergebnisse die Auswahl zugunsten bestimmt EDM eben gemacht war. Es misslang, die Informationen über die Gründe der Einführungen bei 16% der Gesellschaften-Kunden zu bekommen.

Am meisten wird der Hochbedarf (daneben 46% aller Einführungen) während einiger letzter Perioden im staatlichen Sektor der Wirtschaft beobachtet, was sich mit der großen Menge verschiedener Institutionen und der Ämter, dem traditionell hohen Niveau Bürokratisierung des vorliegenden Zweiges, sowie dem bedeutenden Dokumentendurchlauf klärt. Außerdem bleibt unter den Bedingungen der weltweiten Wirtschaftskrise nur die staatliche Nachfrage an die Produktion des Marktes EDM stabil wachsend, und, also können Vendors, schaffend, die Softwareprodukte vor dem Staat von der positiven Seite zu bewähren, auf die weitere Vergrößerung der Bestellungen seitens des gegebenen Sektors der Wirtschaft rechnen. Außerdem, es ist der Hochbedarf unter den übrigen Sektoren der Wirtschaft genug wurde in den Zweigen gespeichert “die Banken und die Finanzorganisationen” (der Anteil des Marktes die 8%), “der Bau und Immobilien” (der Anteil des Marktes die 8%) und “die Wissenschaft und die Bildung” (der Anteil des Marktes die 7%).

Noch mehr wurde die Zahl der Einführungen im industriellen Komplex insgesamt verringert: Brennstoff-und Energiesektor und die Mehrheit der bearbeitenden Industriezweige, sowie die leichte und Waldindustrie.

So ist die meiste Zahl der Einführungen, ausschließlich den staatlichen Sektor, in jenen Zweigen der Wirtschaft geschehen, die oder vom Staat im Laufe der Krise (des Banksektors) unterstützt werden, oder der Staat spielt sie die Schlüsselrolle (die Wissenschaft und die Bildung). Betreffs des Bausektors der Wirtschaft, so war es mehr 90% der Einführungen in jenen Organisationen vollkommen, die direkt oder an der Realisierung der staatlichen Bestellungen nach dem Bau (indirekt nehmen die Reisearbeiten, den Bau der olympischen Objekte, den Bau der industriellen Objekte teil).

Unter den Schlüsselparametern der Systeme auf der Stufe der Einführung und im nachfolgenden Industriebetrieb für die Besteller waren mit der Berücksichtigung der Abnahme des Anteiles genannt:
- die Bequemlichkeit in Umlauf (das ergonomische klare Interface, die Flexibilität der Anpassungen, die Einfachheit der Nutzung);
- die Fristen der Einführung des Systems;
- der Wert der Einführung;
- die Funktionalität des Systems.

So war Schlüsselfaktor für die freundliche Wahrnehmung des Systems für die Mehrheit der befragten Gesellschaften gerade die Bequemlichkeit in Umlauf mit dem System, ihre Ergonomie und die Möglichkeit der Anpassungen des Systems, und nicht ihre Funktionalität. Auch sind für die Gesellschaften die Fristen und der Wert der Einführung wichtig, wir erwarten, dass die gegebenen Faktoren im Laufe der Krise die entscheidende Rolle bei der Auswahl EDM haben werden. Betreffs der Funktionalität, so werden bis die Systeme des elektronischen Dokumentendurchlaufes ausschließlich als Automatisierung des Dienstes der Kanzlei und unter die standardmäßigen Aufgaben des Dokumentendurchlaufes verwendet werden, werden die zusätzlichen Bausteine kaum gefordert sein, und, also wird die Frist der Rückflussdauer der Investitionen des Systems zunehmen.

Jetzt werden wir die Stufe der Zufriedenheit von den eingeführten Systemen seitens des Bestellers analysieren. Als Beklagten traten die Leiter der IT-Unterabteilungen der Gesellschaften – der Klienten EDM auf.

Laut der Umfrage, 57% der Gesellschaften sind eingeführt EDM zufrieden und mit der Freude werden ihren Kollegen als Hauptsystem nach der Automatisierung des Dokumentendurchlaufes empfehlen. 28% konnten irgendwelche Veränderungen nicht bemerken, die von der Einführung EDM veranlassen sind, und 15% haben die Unbequemlichkeit in der Arbeit mit ihr bemerkt. Wobei 6% als der Grund der Unbequemlichkeiten die überflüssige Sperrigkeit des Systems genannt haben, was über die ungenügende Übereinstimmung Funktionelle die Systeme den gestellten Zielen und den Aufgaben sagen kann, die sie gerufen ist, in der Gesellschaft zu entscheiden. Während 3% der befragten Befragten das nicht allzu bequeme Interface bemerkt haben, was über seine ungenügend der ergonomischen Durcharbeitung sagen kann, und sind 6% in Verlegenheit gewesen, den Grund des Unbefriedigtseins zu nennen, nur die Tatsache ihres Vorhandenseins bemerkt.

Endlich, wir werden die Informationen bezüglich der möglichen Entwicklung der eingeführten Systeme des elektronischen Dokumentendurchlaufes vorstellen. Betreffs der Pläne der weiteren Entwicklung bestimmt EDM, so planen nach 31% die Befragten, die existierenden Projekte der Einführung mittels Einkaufen der neuen Arbeitsplätze auszudehnen, sowie Funktionelle EDM ausdehnend. Während 22%, das verwirklichte Projekt der Einführung auszudehnen nicht planen, war als einer der Gründe der Einfluss der Krise auf die Tätigkeit der Gesellschaft genannt.

Bei der Auswahl des Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes ist nötig es eine Menge der Faktoren, und die Endlösung zu berücksichtigen, aufgrund der komplexen Analyse der Möglichkeiten EDM je nach den Forderungen und der Besonderheit des Bestellers bevorzugt zu übernehmen.

Wenn über die Auswahl EDM für die Organisation, die die Projektarbeiten erfüllt, mit der vermuteten Zahl gleichzeitig die arbeitenden Benutzer daneben 50 zu sagen, so wird von der optimalsten Lösung das System gesehen “der Euphrat-Dokumentendurchlauf” die Entwicklung der Gesellschaft Cognitive Technologies. Bei dem gemässigten Wert enthält das System ganz notwendig Funktionelle für die Automatisierung der Arbeit mit den Dokumenten, einerseits, und andererseits, bietet die umfassenden Möglichkeiten der Anpassung und der Modifikation bei der Einführung vom Hersteller, den Partnern an und es ist von den Bestellern unmittelbar. Ein interessanter Vorschlag ist das System DocsVision auch, das ganz notwendig Funktionelle für die Automatisierung des Dokumentendurchlaufes auch einschließt und ist mit den Lebensmitteln der Gesellschaft Microsoft eng integriert. Das System gewährt die flexiblen Möglichkeiten bei der Anpassung zu den Forderungen des Bestellers. Zur Zeit verwirklicht sich die Einführung dieses Systems durch das Partnernetz der Gesellschaft DocsVision, was über die ausreichende Unabhängigkeit des Systems vom Hersteller sagt. Außerdem haben sich nach den abgesonderten Kriterien die Systeme die Sache, Directum und Optima-Workflow gut bewiesen.

So wird die Nutzung der analytischen Berechnungen, die in der Übersicht angeboten sind, den Organisationen helfen, die für die Automatisierung des Dokumentendurchlaufes interessiert sind, die am meisten annehmbare Auswahl der Lösung zu machen, und dadurch eine ganze Reihe zu vermeiden “verborgen” auf der Anfängerstufe der Einführung der Probleme, die mit der Nutzung der Systeme des elektronischen Dokumentendurchlaufes verbunden sind.

Die Quellen:
1. Die Auswahl des Systems des Dokumentendurchlaufes. – 2003 [http://www.directum.ru/338 691.aspx]
2. Die Auswahl des Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes: der Blick des Bestellers. – 2006
[http://www.klerk.ru/boss/articles/59543]
3. Die analytische Übersicht des russischen Marktes EDM nach den Ergebnissen der I. Jahreshälfte 2009. – 2009 [http://www.dssconsulting.ru/services/marketing/analytics/? id=56]

Der Autor: Челябэнергопроект
Das Datum: 23.03.2010

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