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Le choix des systèmes de gestion de documents sur une base clés en main aux entreprises qui effectuent le travail de conception
N'importe quel système du traitement des documents, indépendamment de sa complexité, possède l'assortiment des caractéristiques, qui il est nécessaire de prendre en considération à la définition des exigences au système. L'article donné est écrit avec le but d'aider la personne prenant la décision de l'implantation du système du traitement des documents, définir le répertoire des exigences au système et faire le choix juste.

Pour le moment le chef de l'organisation accomplissant les travaux d'étude, à la prise de décision sur l'automatisation du secrétariat se heurte au problème du choix du système du traitement des documents électronique (STDE), qui pourrait décider avec le plus grand succès les tâches fixées et justifierait les investissements sur l'implantation. Sur le marché du logiciel on présente la multitude de produits de la classe donnée, étranger, ainsi que les producteurs nationaux. Il y a aussi une quantité suffisante des documents sur la comparaison de tels systèmes entre elle-même et la description des avantages de quelque produit concret devant les autres. Être défini avec, si pourra décider le produit de programme les tâches du traitement des documents pour l'organisation donnée il est nécessaire jusqu'à l'achat du système. Au cours de l'exploitation de la mauvaise acquisition peut se trouver que le produit acheté ne supporte pas l'extension du fonctionnement, de grands volumes des données, a la logique déterminée ou les problèmes avec la sécurité.

Dans la compréhension classique l'exigence est une capacité du produit de programme à satisfaire aux besoins de l'utilisateur. Ainsi, il est nécessaire d'analyser le domaine objectif et passer les négociations avec les vendeurs/concepteurs STDE à propos de la satisfaction des exigences mises. Il est proposé de casser les exigences aux groupes:
- les exigences d'affaires;
- les exigences au logiciel.

Le premier groupe contient la description des procès participant à les organisations, qu'il est supposé d'automatiser. Le deuxième groupe contient les bornages et les souhaits vers le logiciel du système du traitement des documents et les questions accompagnant.

Les exigences d'affaires comprennent les paragraphes suivants:
- les utilisateurs du système;
- le dépôt des données;
- le travail avec les documents;
- le travail avec la logique d'affaires.

Les exigences au logiciel comprennent les exigences aux ressources, le confort de l'accompagnement et l'usabilité. Nous examinerons chacun des paragraphes plus en détail.

Nous examinerons l’authentification des utilisateurs et le travail dans le système.

En cas de si le système du traitement des documents utilisent le mécanisme authentification, il est nécessaire d'éclaircir quel protocole assure la sécurité du canal des données (SSL, TLS, l'autre), si les connexions des clients étrangers, quel protocole assure le trafic de données sont possibles. Un grand plus du système sera la possibilité de l'utilisation du système authentification du tiers – LDAP, Kerberos, Novell Netware, PAM, winbind etc. cela permettra d'appliquer le mécanisme centralisé de l'authentification des utilisateurs à l'organisation, ainsi que leur accordera plus de conforts au fonctionnement de divers systèmes.

Aux questions autorisation dans le système du traitement des documents se rapportent les mécanismes de la démarcation de l'accès aux données et les fonctions du système. Cela, par exemple, la présence de la possibilité chez le directeur du service naviguer tous les documents, sur lesquels les collaborateurs du service, pendant que chaque collaborateur voit seulement la partie du travail travaillent et ne voit pas les documents, sur lesquels les autres travaillent. L'approche donnée permet de respecter la démarcation de l'accès aux documents, chaque travailleur voit seulement nécessaire à lui selon l'activité de service du groupe des documents. Chacun des documents peut avoir les droits d'accès établis pour lui sur la lecture, le changement, l'effacement. Très utiles se trouvent les groupes des utilisateurs et la délégation des droits d'accès vers les documents. Avec l'aide des groupes de l'accès on peut organiser l'accès aux documents pour les services de l'organisation, le collectif des collaborateurs travaillant sur le projet séparé. La délégation est nécessaire en cas de l'absence du collaborateur responsable pour le travail sur le document et la nécessité sa suite à son absence. Par exemple, le chef du service, étant parti pour la mission, peut déléguer les droits pour le travail sur le document à l'assistant.

Nous examinerons l’organisation du dépôt des documents.

L'organisation du dépôt des documents est un des plus importants facteurs de la productivité du système du traitement des documents. À une mauvaise structure du dépôt la vitesse du travail avec les documents peut considérablement baisser en fonction de l'ampleur de la base de données. C'est pourquoi, en examinant l'aspect donné des exigences, il est nécessaire nettement de présenter le volume quantitatif des documents (données) circulant à l'organisation. Les opérations critique vers le volume des données est un supplément, la scrutation du document, le parcours du répertoire des documents, le triage. À titre de l'analogie on peut citer l'exemple avec le système de fichiers. Il suffit de présenter que tous les fichiers se forment à un catalogue défini par tous les utilisateurs du système. À la présence dans le catalogue de la grande quantité de fichiers de l'ordre de quelques mille, le travail avec les fichiers commence à provoquer les inconvénients.

Pour présenter le volume circulation de l'information est nécessaire pour tout subdivisions révélé et collaborateurs de l'organisation définir une moyenne quantité des documents circulant à leur activité normale. Il faut examiner aussi les périodes de la charge de pique, si les tels existent. Ce peut être les périodes trimestriel, les comptes rendus annuels, les augmentations de saison de l'activité d'affaires des partenaires selon le business etc.

Nous examinerons l'exemple suivant. Il y a une certaine organisation accomplissant les travaux d'étude. Pour le moment l'activité de l'organisation a le caractère stable, dans les années à venir se planifie l'augmentation de la base des clients de 40%. La vente d'un service de projets est accompagnée par la création de trois documents – les contrats de l'octroi du service de projets, l'acte de la réception de la remise des travaux, le contrat sur le post-projet service. Par jour on accomplit en moyenne 5 travaux d'étude. Pendant la période d'été la quantité de travaux accomplis augmente à trois fois. Au début de l'an prochain les documents pour l'année passée partent pour l'archive. Au total par an est eu la quantité suivante de documents: pour les mois principaux (la quantité de mois * la quantité de travaux d'étude * la quantité de documents sur le travail de projets * la quantité de jours en un mois) – 9*5*3*30 = 4050 documents, pour d'été 3*5*3*3*30 = 4050. Nous recevons 8100 documents par an, en tenant compte de l'augmentation planifiée de la base des clients – 11340 documents. Ainsi, le système du traitement des documents doit assurer la productivité constante à la quantité de documents jusqu'à 12000.

Se trouve aussi faire l'attention à la possibilité du travail simultané avec le serveur du traitement des documents de quelques utilisateurs simultanément. Pour cela en complément de l'étude précédente il est nécessaire d'observer la quantité des utilisateurs travaillant avec les documents. Dans l'idéal la productivité du système ne doit pas tomber au travail simultané de tous les utilisateurs du système. Mais c'est le cas particulier et se trouvera le plus probablement que pour la décision des tâches journalières il n'y a pas de nécessité à tous les utilisateurs du système travailler avec elle simultanément.

Ainsi, ayant reçu les charges pronostiquées sur le serveur, on peut s'imaginer quelle limite de charge par la quantité des documents et simultanément utilisateurs travaillant le système doit subir.

Un autre important facteur, sans présence de qui le traitement des documents électronique est injustifié est une scrutation des documents au dépôt. Pour être défini de quel aspect la scrutation il faut, il est nécessaire d'examiner les opérations typiques de la scrutation des documents dans l'archive en papier ou le cartothèque. Il est important de sélectionner selon quels critères il y a une scrutation. Par exemple, dans l'organisation examinée on produit très souvent la scrutation selon le nom de l'organisation-partenaire, dans les cas rares la scrutation est passée selon le nom du service accordé. Donc, le système de la scrutation doit assurer la scrutation du document selon les zones du document, dans le cas donné concret selon les accessoires du client et la condition du marché. Peut se trouver nécessaire la scrutation contextuelle selon les fichiers mis. Par exemple, quand on adjoint au document le fichier au format MS Office Word ou Open Office et il est nécessaire de rechercher ce document sur la phrase entrant dans le fichier mis. Il est nécessaire d'éclaircir aussi la productivité de la scrutation des documents à l'augmentation de la quantité de documents, gardé dans la base de données.

À la question sur le volume des données se rapporte l'archivage des documents. Si circulation de l'information à l'organisation est assez grand et (ou) la position sur le traitement des documents prévoit l'archivage des documents, il est nécessaire d'imposer les exigences au traitement des documents électronique pour la tenue de telles opérations. Il y a quelques moyens possibles de la tenue de l'archivage – l'enregistrement sur les porteurs interchangeables, la navigation au BD séparé etc. si à l'organisation on prévoit les opérations du travail avec les documents d'archives – la scrutation simplifiée, la lecture est passée etc., naturellement et dans la variante électronique les opérations données doivent. Les systèmes examinés du traitement des documents doivent éclaircir la possibilité et la simplicité de la tenue des opérations semblables.

Il faut aussi éclaircir, comme se comportera le dépôt en cas de la panne de la base de données. Par exemple, les pannes dans l'alimentation électrique ou la voie de communication. Si de plus on viole en cas d'urgence l'intégrité de toute la base ou abîmé se trouvera seulement le document, sur qui on passait le travail au moment de la panne. S'il est nécessaire d'éclaircir aux fournisseurs on passait les essais de la génération semblable et apprendre leurs résultats.

Le dernier facteur examiné dans le paragraphe donné, est intéressant pour de grandes organisations ayant la structure distribuée. Cela – réplication des données. Le mécanisme donné permet de recevoir l'accès aux données identiques sur quelques serveurs à la fois que permet de réduire la charge sur le serveur des données et les voies de communication. L'exemple le plus simple de la tenue réplication est un dépôt de la base législative. Par exemple, le serveur de la capitale de l'organisation contient la base législative de l'État. Les filiales au domaine réplication la base donnée sur le serveur et les utilisateurs des domaines s'adressent aux dépôts régionaux des documents. Ainsi, en ce qui concerne la base législative le trafic de données entre la capitale et les domaines va du center aux régions – l'enrichissement des bases de données, mais la lecture des documents se passe sur les serveurs régionaux. Baisse dans le cas présent la charge sur le serveur central et les canaux des données vers le center. Peut être nécessaire dans certains cas la possibilité du changement des documents dans les régions avec la sauvegarde des changements pour toute l'organisation. Dans ce cas le système réplication doit supporter le mécanisme du changement et la synchronisation des documents. Il faut éclaircir de nouveau la présence du besoin de telles opérations dans l'activité de l'organisation et en conséquence formuler les exigences au système du traitement des documents.

Nous examinerons le travail avec les documents.

La flexibilité du système du traitement des documents électronique est définie en plusieurs cas par ces possibilités, qu'elle accorde pour le travail avec les documents. La variante idéale est le cas, quand les documents existant en papier ont l'image équivalente sous la forme électronique, en d'autres termes le document d'un type sur le papier et sur l'écran a l'air également. La présence du rédacteur des types des documents et l'ingénieur des formes pour les types des documents pour cela est nécessaire. Le dernier doit assurer la possibilité du chaînage de la structure du document avec l'aide de diverses zones, la création et l'édition des zones elles-mêmes. Très utile se trouvent les zones contenant l'information référentielle. Par exemple, pour l'entrée du document du type la Facture est demandée le dépôt des accessoires du client. En ayant la base référentielle des partenaires d'affaires, on peut choisir le partenaire nécessaire et ses accessoires seront automatiquement apportés au document.

Il est nécessaire d'examiner aussi les opérations typiques avec les documents, passé à l'organisation et éclaircir la possibilité de leur tenue à STDE. Après quoi éclaircir l'usabilité des opérations données. Les opérations les plus fréquentes sont la création, la scrutation et l'édition du document.

Au fonctionnement d'une grande quantité entrant et correspondance sortante la possibilité du stockage des documents des autres formats au dépôt présentera un intérêt à la conversion des documents d'autres types des fichiers.

La présence de la fonction de l'histoire du document ou des opérations permettra d'observer les actions occupées du document pendant sa vie. Cela donnera la possibilité d'éclaircir de quel utilisateur on passait n'importe quelle opération.

Encore un mécanisme utile du travail avec les documents est l'observation des versions des documents. Cela peut se trouver utile en présence d'une grande quantité des interprètes travaillant avec le document, chacun de qui peut éditer le document. L'interprète, en travaillant sur le document, l'édite et crée la version du document. Le collaborateur responsable pour le document collecte les versions du document, ayant choisi de chaque interprète sa partie du travail, et reçoit la variante définitive du document. Par exemple, au service analytique sur la mise au point est entré le document comprenant trois parties: l'analyse du problème, l'offre de la décision et l'estimation des futurs résultats. L'étude de chacun des parties du document était confiée aux collaborateurs Mais, et à en conséquence. Chacun d'eux a fait les amendements dans la partie et a créé la version du document. Après cela le chef du service a fait une nouvelle version du document, l'ayant collecté des parties des documents préparé par les interprètes – la partie “l'analyse” de Mais, “L'offre de la décision” de et “l'estimation des résultats” de S. STDE permet de traquer les opérations semblables et à la collaboration avec les documents simplifier la création des versions finales.

La possibilité de la signature électronique du document de permettre passer l'analyse et la vérification de l'authenticité du document. Une telle signature doit garantir l'authenticité de la personnalité qui ont signé le document et le temps, quand cette signature était passée. La vérification de la véracité de la signature peut se réaliser avec l'aide des clés accessibles à tous ouvertes, pendant que signer le document peut seulement le propriétaire de la clé fermée. Ayant reçu l'information sur le mécanisme réalisant les signatures, il est nécessaire d'éclaircir la stabilité des algorithmes de la cryptographie et la possibilité de l'accès aux clés fermées.

Nous examinerons Le travail avec la logique métier.

Le secrétariat sous-entend non seulement l'enregistrement et l'extrait des documents du dépôt, mais aussi une diverse génération de l'action sur les documents – l'analyse, le travail sur les documents, de divers procès engendrant et utilisant dans l'activité ces documents. Il est impossible de créer l'ensemble de programme automatisant et s'approchant sous les procès du secrétariat de toutes les organisations, accomplissant les travaux d'étude. D'autre part des procès existant sous le programme incorporé peut échouer à cause de plusieurs facteurs – de l'impossibilité de reconstruire le procès sous le traitement des documents électronique avant le sabotage par les collaborateurs de l'automatisation de leurs procès en rapport avec la violation de leur travail habituel.

Donc, le système du traitement des documents électronique doit posséder le mécanisme, permettant de réaliser les procès commerciaux de l'organisation de projets et est souple sous eux s'adapter.

Une des fonctions les plus répandues des systèmes du traitement des documents électronique est le travail avec la route du document. C'est nécessaire pour les organisations ayant la position sur le secrétariat, dans qui on réglemente le travail avec de divers aspects des documents. Par exemple, la demande du client entre au secrétariat, puis le chef du service du travail avec les clients, il fixe à son tour le collaborateur pour l'exécution du travail donné. Après l'exécution du travail le collaborateur fait le rapport et dirige le document à l'inverse au secrétariat. Sur chacune des étapes quelques tâches supplémentaires pour la personne travaillant avec le document sont possibles. STDE doit supporter la tenue des opérations semblables. L'édition des actions semblables doit provoquer le moins possible difficultés (voir en supplément les paragraphes le Confort de l'accompagnement et l'Usabilité). Si le produit proposé contient la possibilité de la création des routes personnelles et l'édition (création) des tâches d'utilisateur et les actions avec l'aide d'inséré des scripting langues, cela accorde les grandes possibilités selon l'extension du fonctionnement du système dans le futur.

Nous examinerons les exigences aux ressources.

Les exigences de l'aspect donné comprennent l'exigence vers de matériel et le logiciel. Les exigences au matériel partent directement sur les exigences aux produits de programme faisant partie du système du traitement des documents électronique et les produits supplémentaires de programme.

La première question, qu'il faut donner dans le contexte donné aux fournisseurs du produit de programme – autant autosuffisant est le système livré, i.e. il est nécessaire d'éclaircir quels produits supplémentaires de programme sont demandés et (ou) peuvent être nécessaire pour le travail avec le système et les questions de leur achat et l'obtention d'une licence.

Une principale exigence de programme est l'exigence au système d'exploitation, qui sera plus probable de se distinguer pour la partie de serveur et de client. S'il sera nécessaire d'éclaircir Ici travailler le produit donné sur les versions déjà se trouvant à l'organisation de projets des systèmes d'exploitation.

Par le produit le plus fréquent du tiers demandé pour le travail du système incorporé du traitement des documents, est le DBMS pour le dépôt des données. Le travail normal de l'espace de client peut demander la présence de quelque des paquets de bureau. Dans le cas présent il est nécessaire d'accorder aussi l'attention aux questions de la compatibilité des documents de déjà paquets appliqués de bureau avec ceux-là, avec qui l'espace de client travaille.

Le matériel doit assurer la productivité demandée maxima, à l'espace de client, ainsi que sur la partie de serveur. Par exemple, si à l'espace de client un collaborateur introduit par jour cent documents, mais l'autre deux documents, il est naturel que le poste de travail plus productif est nécessaire au premier.

Nous examinerons le coût du produit et son implantation.

Le coût final de l'implantation du système du traitement des documents électronique dans l'organisation accomplissant les travaux d'étude, peut très fortement se distinguer du coût de ce système dans la liste des prix. Dans la plupart des cas le coût supplémentaire est défini par le point précédent est un coût des produits de programme et le matériel.

Les exigences au système d'exploitation peuvent entraîner l'achat des versions nécessaires du système d'exploitation pour la partie de client et de serveur. À l'utilisation du DBMS de son architecte étranger il faut acheter dans la plupart des cas séparément (si le DBMS n'était pas acheté auparavant). La dépendance de l'espace de client des paquets de bureau sous-entend leur présence et, donc, dans certains cas l'acquisition que peut beaucoup augmenter le coût du produit du prix d'un paquet de bureau d'un espace de client. C'est les dépendances les plus probables. Peuvent être cependant et les autres. C'est pourquoi il est nécessaire d'analyser pour les exigences d'affaires mises au système du traitement des documents électronique la dépendance du logiciel étranger.

Par exemple, le système peut demander du produit étranger commercial de programme pour authentification les utilisateurs ou pour la conversion des documents pour de divers paquets de bureau.

Après l'éclaircissement des exigences au logiciel il faut être défini, si la base en cours de matériel pour la décision des tâches données satisfait. La surprise désagréable peut se trouver que de vieux ordinateurs se trouveront insuffisamment productifs pour cela.

La maintenance peut entrer dans le coût du produit de programme. Dans certains cas le support peut être livré en supplément. S'il faut éclaircir l'ajustement aussi entre dans le coût du système sous l'organisation concrète ou c'est livré en supplément. Peut se trouver qu'est vendu “nu” le système, le coût de l'ajustement et la préparation de la décision à l'espace peut être comparable avec le coût du système.

Encore un paragraphe des dépenses est l'enseignement des collaborateurs pour le travail avec un nouveau système. Peut être nécessaire pour cela l'invitation des spécialistes du fournisseur du produit de programme, l'organisation des séminaires intérieurs pour les collaborateurs, l'achat des documents supplémentaires apprenant.

Ayant fait la somme le coût de toutes les dépenses secondaires on peut ainsi recevoir la somme le coût le plus complètement reflétant de l'implantation du traitement des documents électronique.

Nous examinerons le confort soutien.

Techniquement le confort de l'accompagnement du système est défini par la présence du système de l'aide, la complexité de l'ajustement du système sous le domaine concret objectif, la possibilité de son extension et la nécessité de la poursuite du personnel étranger pour l'extension ou l'ajustement du système. Il est nécessaire d'éclaircir Ici, comme être produit l'extension du système, autant cette question est reflétée à la documentation, et s'il faut pour cela attirer les collaborateurs de l'organisation qui ont accordé le système. En ce qui concerne la documentation vers le système, il faut contrôler la conformité de l'information référentielle de la version en cours du système, parce que l'aide peut être faite pour la version précédente du produit. Il faut aussi directement poser la question sur, s'il y a tels aspects du système, qui ne sont pas reflétés à la documentation et comme on permet cette question. Un grand plus sera la présence du cours électronique apprenant selon le travail avec le système, d'exposition, ainsi qu'interactif.

De la partie d'organisation, l'accompagnement est une réception de la maintenance du côté des fournisseurs du système incorporé. Il est nécessaire d'éclaircir Ici comment on accordera le support semblable – par téléphone, e-mail, ICQ etc. une Importante question au début de l'utilisation du système est une préparation de la décision prête et l'enseignement du personnel. Premier signifie que l'on achète le système non propre, mais déjà la décision préparée pour la de projets organisation donnée avec les documents, les types des utilisateurs, les tâches etc., caractéristique de l'organisation donnée accomplissant les travaux d'étude. Les actions les plus probables sont dans le cas présent le départ du spécialiste de l'interprète pour l'étude du domaine objectif et la préparation de la décision ou l'invitation de l'expert du domaine objectif pour la réception de lui de l'information nécessaire.

Nous examinerons le confort à l'utilisation.

Le confort dans l'utilisation est un confort du travail avec le système pour l'usager final. La voie la plus simple pour la définition de cela comprend dans la considération de la complexité de l'exécution par les utilisateurs des opérations typiques avec les documents. Par exemple qu'il faut faire à l'utilisateur pour créer le document – combien de points du menu passer, il est combien d'aux mouvements par la souris faire qu'introduire du clavier. La quantité et l'accessibilité des opérations successives sert du critère de la simplicité. On peut éclaircir cela, ayant travaillé seulement avec le système ou sa version d'exposition.

Par exemple, il y a deux variantes de la création du nouveau document.
1. La poussée du bouton de l'icône correspondante sur les barres d'outils.
2. Le choix du menu: le Service-> les Opérations sur les documents-> la Création du nouveau document-> la Facture Il se trouve que la première variante demande une plus petite quantité d'opérations pour la création du document. À l'exécution séparée de l'opération une telle comparaison peut se montrer pas tout à fait opportun, cependant si examiner l'exécution quotidienne de l'ordre de 100-200 telles opérations, la différence deviendra à la fois pondérable.
Nous examinerons le répertoire généralisé des exigences.

On plus bas présente le résumé bref selon les exigences examinées.

I. Les Exigences D'affaires
L'authentification des utilisateurs
1. Authentification
- la sécurité du protocole du lien
- l'intégrabilité avec les systèmes existant authentification des utilisateurs
2. Autorisation
- la possibilité de l'organisation des divers niveaux de l'accès aux données pour les utilisateurs et les groupes des utilisateurs
- l'organisation du poste de travail sous les fonctions accomplies par l'utilisateur ou le groupe des utilisateurs
- la démarcation des droits d'accès vers les documents
- la possibilité de l'installation des divers droits d'accès vers les documents (la lecture, l'édition, l'effacement etc.) pour les utilisateurs et les groupes des utilisateurs
- la délégation des droits d'accès vers le document d'une personne à l'autre
Le dépôt des documents
1. La productivité du dépôt donné
- la dépendance de la vitesse du travail avec les documents de la quantité de documents dans la base de données et la quantité des utilisateurs simultanément travaillant avec le système
2. La scrutation des documents
- la scrutation selon les zones du document
- la scrutation contextuelle selon les fichiers mis (adjoints)
3. L'archivage des documents
- les questions de la complexité de l'extrait des documents de l'archive (la scrutation, la lecture)
4. La stabilité du dépôt aux pannes de la base de données
5. Réplication donné
- seulement pour la lecture
- avec la possibilité de la sauvegarde des changements
Le travail avec les documents
1. Le travail avec les types des documents
- la création des nouveaux types
- la présence de l'ingénieur des formes
- référentiel les zones
- l'histoire du document
- l'observation des versions des documents
2. La conversion des documents
- le scanning
- l'importation d'autres formats des fichiers
3. La signature électronique digitale
Le travail avec la logique métier
1. Les routes du mouvement des documents
2. Les travaux (tâche) pour les utilisateurs
3. Le travail avec les scripts d'utilisateur
II. Les exigences au logiciel
Les exigences aux ressources
1. Le système d'exploitation
2. DBMS
- la nécessité de l'acquisition du DBMS étranger
3. La dépendance des produits étrangers
- la présence du logiciel supplémentaire pour le travail du système
4. Le matériel
- la productivité des ordinateurs
Le coût du produit
1. Le coût du logiciel supplémentaire
- les DBMS, les paquets de bureau, un autre logiciel
2. L'achat du nouvel équipement
3. Les dépenses pour l'enseignement du personnel
4. Les dépenses pour la préparation de la décision prête
Le confort de l'accompagnement
1. La documentation
- la conformité de la documentation de la version en cours du produit
- la présence des documents électroniques apprenant
- l'éclairage des questions de l'extension du système
2. Les possibilités de l'extension du système
3. La maintenance du système
L’usabilité
1. La simplicité de l'exécution des opérations de base de l'utilisateur
- l'accessibilité des éléments dirigeant
- la quantité d'opérations élémentaires pour l'exécution des actions.

Aujourd'hui on peut affecter les décisions suivantes des compagnies-architectes principales travaillant dans la sphère de l'automatisation du travail avec les documents: le Boss-responsable, GranDok, l'Affaire, l'Euphrate-TRAITEMENT des documents, CompanyMedia, Directum, les DIS-systèmes, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

EDS est en premier lieu le système, permettant de décider toutes les tâches standard du traitement des documents électronique pour le travail avec les documents – le log et l'entrée des documents, la scrutation des documents, le routage, la création des rapports, la conduite de l'archive, l'établissement par les droits d'accès dans le système. C'est pourquoi au choix EDS il est simplement nécessaire de se persuader que le système assure en effet l'exécution de telles tâches. Pour recevoir la représentation sur les possibilités des systèmes, permettant d'organiser le traitement des documents électronique, on faisait le tableau avec l'assortiment nécessaire fonctionnelle. Comme est montré dans le tableau, tous les systèmes présentés tâchent d'être dans la note et c'est pour cela que possèdent toutes les possibilités nécessaires fonctionnelles. Le mieux possible des tâches standard du traitement des documents électronique viennent à bout les systèmes l'Affaire, l'Euphrate-TRAITEMENT des documents, DocsVision et LanDocs.

Les désignations conventionnelles des systèmes dans les tableaux: le Boss-responsable (Б-Р), GranDok (ГД), l'Affaire (Д), l'Euphrate-TRAITEMENT des documents (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), le DIS-système (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W).

Les explications vers les tableaux: “+” – la possibilité se trouve, “-” – les possibilités est absentes, “+ / -” – option ou la programmerie extérieure, “- / +” – le fonctionnement incomplet de la possibilité.

les possibilités Principales des systèmes du traitement des documents électronique
Les possibilités Principales des systèmes électronique document de la circulation


Le coût du serveur et les licences
Le coût du serveur et les licences


Les outils accessibles pour l'ajustement du système
Les outils accessibles pour l'ajustement du système


L'expérience de l'implantation des systèmes
L’expérience de l'implantation des systèmes


Les possibilités supplémentaires du travail avec le système
Les possibilités supplémentaires du travail avec le système


La sécurité, la sécurité
La sécurité, la sécurité


Selon l'étude passée DSS Consulting, le moyen principal du choix des systèmes du traitement des documents électronique était la scrutation indépendante de l'information sur le système à l'Internet, ou dans d'autres sources, à une compagnie SED est venue grâce à l'adjoint du directeur général, qui avait auparavant une expérience de travail avec le système donné. Est toujours grand le pour-cent (31%) le choix directif EDS du côté de la direction supérieure. Au troisième espace dans le répertoire des moyens populaires du choix EDS – la tenue ouvert, ou l'appel d'offres fermé, d'après les résultats de qui on faisait le choix au profit de défini EDS. On ne réussit pas à recevoir l'information sur les raisons des implantations près de 16% des compagnies-clients.

Plus l'haute demande (près de 46% de toutes les implantations) est observée à la longueur de quelques dernières périodes dans le secteur public de l'économie que s'exprime par une grande quantité de diverses institutions et les départements, un traditionnellement haut niveau de la bureaucratisation de la branche donnée, ainsi que le traitement des documents considérable. Outre cela dans les conditions de la crise mondiale économique seulement la demande d'État de la production du marché EDS reste grandissant régulièrement, mais, donc, réussissant à se montrer les produits de programme devant l'État du bon côté, peuvent compter sur l'augmentation ultérieure des commandes du côté du secteur donné de l'économie. Outre cela, il suffit l'haute demande parmi les autres secteurs de l'économie était enregistré dans les branches “les Banques et les organisations financières” (la part du marché de 8%), “la Construction et l'immobilier” (la part du marché de 8%) et “la Science et la formation” (la part du marché de 7%).

On avait réduit encore plus le nombre des implantations dans l'ensemble industriel en tout: et la plupart des industries travaillant, ainsi que facile et l'industrie forestière.

Ainsi, la plus grande quantité d'implantations, excepté le secteur public lui-même, s'est passée dans ces branches de l'économie, qui ou sont supportées par l'État pendant la crise (le secteur bancaire), ou l'État joue à eux le rôle clé (la science et la formation). Quant au secteur de construction de l'économie, plus de 90% des implantations étaient faits dans ces organisations, qui participent directement ou indirectement à l'implémentation des commandes d'Etat selon la construction (les travaux de voyage, la construction des objets olympiques, la construction des objets industriels).

Parmi les paramètres clés des systèmes à l'étape de l'implantation et dans l'exploitation ultérieure industrielle pour les clients étaient appelés avec le compte de la diminution de la part:
- le confort en circulation;
- les délais de l'implantation du système;
- le coût de l'implantation;
- le fonctionnement du système.

Ainsi, le facteur clé pour la perception amicale du système pour la plupart des compagnies interrogées était notamment le confort en circulation avec le système, son ergonomie et la possibilité des ajustements du système, et non ses possibilités fonctionnelles. Aussi pour les compagnies sont importants les délais et le coût de l'implantation, nous attendons que les facteurs donnés auront pendant la crise le rôle décisif au choix EDS. Quant au fonctionnement, les systèmes du traitement des documents électronique seront utilisés exceptionnellement à titre de l'automatisation du service du secrétariat et sous les tâches standard du traitement des documents, les cellules flexibles supplémentaires seront réclamées peu probablement, mais, donc, le délai de la compensation du système augmentera.

Maintenant nous analyserons le degré de la satisfaction par les systèmes incorporés du côté du client. À titre des assignés les chefs des subdivisions informatiques des compagnies – les clients EDS se produisaient.

Selon le sondage, 57% des compagnies sont satisfaits incorporé EDS et recommanderont avec plaisir à ses collègues à titre du système principal sur l'automatisation du traitement des documents. 28% n'ont pas pu sélectionner quelques changements provoqués par l'implantation EDS, mais 15% ont sélectionné l'inconvénient dans le travail avec elle. Et en outre 6% ont appelé comme la raison des inconvénients superflu les systèmes que peut dire sur la conformité insuffisante fonctionnelle les systèmes aux buts posés et les tâches, qu'elle est appelée à décider dans la compagnie. Pendant que 3% des répondants interrogés ont sélectionné l'interface pas trop confortable que peut dire sur son étude insuffisante ergonomique, mais 6% ont embarrassé pour appeler la raison de l'inassouvissement, ayant sélectionné seulement le fait lui-même de sa présence.

Enfin, nous présenterons l'information en ce qui concerne le développement possible des systèmes incorporés du traitement des documents électronique. Quant aux plans du développement ultérieur établi EDS, selon 31% des répondants envisagent d'élargir les projets existant de l'implantation par voie de des nouveaux postes de travail, ainsi qu'en élargissant fonctionnelle EDS. Pendant que 22% élargir le projet réalisé de l'implantation ne planifient pas, à titre d'une des raisons était appelé l'influence de la crise sur l'activité de la compagnie.

Au choix du système du traitement des documents électronique il faut prendre en considération la multitude de facteurs, et la décision définitive est préférable d'accepter à la base de l'analyse complexe des possibilités EDS en fonction des exigences et la spécificité du client.

Si dire sur le choix EDS pour l'organisation accomplissant les travaux d'étude, avec la quantité supposée simultanément utilisateurs travaillant près de 50, par la décision la plus optimum se voit le système “l'Euphrate-TRAITEMENT des documents” l'élaboration de la compagnie Cognitive Technologies. Au coût modéré le système, d'une part, contient tout nécessaire fonctionnelle pour l'automatisation du travail avec les documents, mais d'autre part, propose les grandes possibilités de l'ajustement et la modification à l'implantation par l'architecte, les partenaires et est direct par les clients. Une offre intéressante est aussi le système DocsVision, qui comprend aussi tout nécessaire fonctionnelle pour l'automatisation du traitement des documents et est étroitement intégrée avec les produits de la compagnie du Microsoft. Le système accorde les possibilités souples à l'adaptation aux exigences du client. À présent l'implantation de ce système se réalise par le partenaire réseau de la compagnie DocsVision que dit sur l'indépendance suffisante du système selon l'architecte. Outre cela selon les critères séparés se sont faits voir bien les systèmes l'Affaire, Directum et Optima-Workflow.

Ainsi, l'utilisation des calculs analytiques proposés dans l'aperçu, aidera les organisations intéressées par l'automatisation du traitement des documents, faire le choix le plus acceptable de la décision et par cela éviter la variété “caché” à la période initiale de l'implantation des problèmes liés à l'utilisation des systèmes du traitement des documents électronique.

Les sources:
1. Le choix du système du traitement des documents. – 2003 [http://www.directum.ru/338691.aspx]
2. Le choix du système du traitement des documents électronique: le regard du client. – 2006 [http://www.klerk.ru/boss/articles/59543]
3. L'aperçu analytique du marché russe EDS suivant les résultats de I semestre 2009. – 2009 [http://www.dssconsulting.ru/services/marketing/analytics/?id=56]

L'auteur: Челябэнергопроект
La date: 23/03/2010

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